確認不足のお詫びメールを作成する時の注意点【例文付き】
確認不足によるミスに気づいた時に大切なのは、お詫びまでのスピードです。直接会って謝罪する時間を設けるのが難しい場合は、メールで対応するようにしましょう。今回は、お詫びメールの作成の仕方についてマナーアドバイザーの松本繁美さんに教えてもらいました。
社会人になると、仕事上でのミスは誰もが経験するはず。その例として、メールの見落としなどの確認不足があるでしょう。いわゆる「うっかりミス」ですが、自分のミスに対して、どれだけリカバリーできるかが大切です。
今回は、確認不足に気づいた時の対応方法や、お詫びメールの作成の仕方について解説します。
確認不足に気づいた時お詫びは必要？
メールの見落としなど確認不足に気づいたら、すぐに相手にお詫びをすることが鉄則です。
対面で謝罪するのが本来の「お詫び」ですが、忙しいスケジュールの中でわざわざ相手に時間をつくってもらうのは難しいこともあるでしょう。
その場合は、まずは電話でお詫びの気持ちを伝えて、その後メールで改めて謝罪するのがベストな方法といえます。
また、確認が漏れてしまったことが、重要な内容か否かという判断を自分自身でしてはいけません。
どのような件であったにしても、あなたの確認不足によるミスであったことに変わりはなく、場合によっては自分と自分の会社に対する信頼性が低下してしまう可能性があります。
きちんと上司にも共有して、今後の対応方法について指示を仰ぐようにしましょう。
確認不足のお詫びメールを作成する時のポイント
確認不足に気づいて、お詫びメールを送る時は、どのようなことに気を付けるべきなのでしょうか。
それぞれの項目における注意点を解説します。
件名
メールの件名は「○○についてのお詫び：●●●●（自分の名前）」などと、内容を示し、謝罪の連絡であることをはっきりと知らせましょう。
また、「お詫び：（日付）拝受のメールに返信が遅れた件」「○○における契約更新日の誤りに対するお詫び」など、いつの・どの要件に対して詫びているのか具体的に表記すると、相手にとって分かりやすくなります。
また、電話での一報ができず、メールのみでの連絡になる場合は、件名の最初に【重要】や【至急ご確認のお願い】などと表記し、相手に少しでも早く確認してもらえるような工夫が必要です。
本文の構成
お詫びメールを送る時は、ここで重ねてミスをするわけにはいかないので、特に注意して送信内容を確認するようにしましょう。
構成は以下の通りです。
1.宛名
社外では「会社名＋部署名＋氏名＋様」、社内では「○○課（部）＋役職＋氏名＋敬称（様）」が一般的。
2.あいさつ（常套句）
「いつもお世話になっております」「平素より大変お世話になっております」など。
3.名乗り
宛名と同様「会社名＋部署名＋自分の氏名」とするのが基本。
4.ミスが起きた（誤った）理由
なぜ今回のミスがおきてしまったのか、原因と経緯を記載。
5.お詫びと今後の対策
再発防止のためにどのような対策を取るのかを記載。
6.末尾のあいさつ
「繰り返しますが、この度多大なるご迷惑をお掛けしましたことを、謹んでお詫び申し上げます」などと、もう一度謝罪の気持ちを伝える。
7.署名
会社名＋部署名＋自分の氏名
意識するポイント
本文作成時には、以下の3つのポイントを意識して作成すると良いでしょう。
（1）簡潔かつ具体的に
言いたいことや事実関係がきちんと相手に伝わるよう、あいまいな表現は避けましょう。「○○の件で、期日を誤ってしまった原因につきまして」など、冒頭で何の件に対するお詫びなのかが分かるようにします。
（2）丁寧な言葉遣い
お詫びメールはこちらに非がある状況のため、「うっかり」や「忘れた」など相手にマイナスな印象を与える表現はNGです。
丁寧な言葉遣いを心掛け、「申し訳ございませんが」などのクッション言葉を使って、心の底から謝罪していることがきちんと伝わる内容にしましょう。
（3）確認不足の原因や経緯を伝える
確認不足のお詫びメールを送る場合は、見落としの原因や経緯を伝えることが重要です。
「申し訳ありません」などの文言を繰り返すだけでは、誠意を伝え切れないばかりか、口先だけの印象を与えかねません。相手の立場からすると、なぜそのようなミスが生じたのかという点は知りたいところです。
原因や経緯があいまいなまま単に詫びるだけでは、「いい加減な対応だ！」という嫌悪感や、「こんな相手に仕事を任せて良いのか？」といった不安感を与えてしまうことになりかねません。
なぜそうなったのかを正直に、そして簡潔に報告することが何より大切でしょう。
確認不足をお詫びする時のメール例文
ここからは具体的なメールの例文を紹介します。
（1）支払い通知書の期日を見落とした場合【社内向け】
支払い期日の確認不足など、社内向けのお詫びメールは以下のように作成すると良いでしょう。再発防止に努める姿勢が伝わるような内容も記載すると、反省の気持ちがより伝わりますよ。
件名：お詫び：●●社宛の支払い通知書における期日の誤り
本文：
第1営業部 部長 ○○様
お疲れさまです。
経理課の××です。
先日、ご依頼を承りました●●社宛ての支払い通知書につきまして、○月○日までの期日を誤って、●月●日と認識しておりました。私がメールでお知らせ頂いた通知書の期日確認を怠ったために招いたミスです。
そのため、部長および皆さまに大変なご迷惑をお掛けいたしましたこと、誠に申し訳ございませんでした。
一重に私の不注意によるものですので、深く反省すると共に、再びこのような事態を招かないためにも、気を引き締めてメールの確認だけでなく、業務全般の向上に臨む所存です。
今後とも、ご指導ご鞭撻のほどをよろしくお願い申し上げます。
経理課 ××××
（2）契約書の記載を誤った場合【社外向け】
確認不足で取引先との契約書の記載を誤ってしまった場合は、以下のようなメール文章を参考にしてください。
相手に再度書類を確認してもらうなど、対応をお願いする時は「お手数をお掛けしますが」「申し訳ございませんが」などのクッション言葉を活用して、申し訳ないという気持ちを込めましょう。
件名：【お詫び】契約更新日の誤りにつきまして
本文：
○○株式会社 ○○部 ○○○○様
いつも大変お世話になっております。
株式会社□□の▲▲でございます。
先日、送付いたしました◆◆の契約更新のお知らせにつきまして、弊社の確認ミスにより、令和○年○月○○日と、更新日を誤って記入してしまいました。
大変申し訳ございません。
正しい契約更新日である令和○年○月●●日とした契約書を、本日書留で郵送いたしました。
お手数をお掛けいたしますが、再送の契約書にご署名をいただき、同封の返信用封筒で送付をお願いいたします。
○○様には大変ご迷惑をお掛けいたしまして、心からお詫びいたします。今後、このようなことがないよう、社内のチェック体制を強化し、再発防止に努める所存です。
引き続きよろしくお願い申し上げます。
株式会社□□ ▲▲▲▲
（3）発送日が遅くれてしまった場合【社外向け】
発送日の確認不足などで、納期が遅れてしまうといったトラブルもあるでしょう。自分の発注ミスであれば、その旨を正直に述べるのがベストですが、詳しい原因までは不明という場合もあるかもしれません。
そんな時は、「現在遅れた原因の特定を急いでおります」として、できるだけ早く謝罪の一報を入れるようにするのがおすすめです。
件名：【至急ご確認のお願い】●●の発送および納品が遅れたことのお詫び
本文：
株式会社◆◆◆
◯◯部 ◯◯課 ◯◯様
平素より大変お世話になっております。
株式会社□□の▲▲でございます。
◯月◯日にご注文いただきました商品「●●」の発送が遅れまして、誠に申し訳ございません。現在遅れた原因の特定を急いでおりますので、分かり次第、改めてご連絡差し上げます。
本日改めて商品「●●」を××便にて発送いたしました。○月○日着で手配いたしましたので到着まで今しばらくお待ちくださいませ。
納品の遅延により御社に大変なご迷惑を掛けてしまいましたことを、心からお詫び申し上げます。今後このようなことがないように十分留意いたす所存です。
何卒ご容赦いただきますよう、お願い申し上げます。
今後とも変わらず、ご愛顧いただけましたら幸いです。
株式会社□□ ▲▲▲▲
確認不足に気づいたらすぐにお詫びを
確認不足によるミスに気づいた時に大切なのは、お詫びまでのスピードです。自分の非を素直に認めることと、個人マターではなく、会社全体の問題になることを認識した上で、細心の注意を払い、言葉を選んで謝罪をしましょう。
また、メールでのお詫びは必要最低限のものであり、事の重大さによっては直接訪問して原因や経緯の説明をするといった行動も必要です。
素直にすぐ謝ることは何よりも大切ではありますが、反省の意をきちんと伝えるためにも、落ち着いて対処することが重要ですよ。
（松本繁美）
※画像はイメージです
※この記事は2023年09月11日に公開されたものです
