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違うんだけどなあ……。オンラインのやり取りで誤解を防ぐコツ3つ

#お仕事ハック

トイアンナ

仕事で大成功を成し遂げたいとか、そんな大それた野望はないけど、なんとなくうまくやりたい。いつもの働き方を小さくアップデートする「お仕事ハック」を紹介します。

今回のお仕事ハックは「オンラインでのやりとりに誤解が生じてしまう」とのお悩みについて、ライターのトイアンナさんがアドバイス。

オンラインでのやりとりに誤解が生じてしまう

今は完全テレワークになり、指示のやり取りは基本メールで行っています。
そうするとどうしても文字のニュアンスや捉え方の違いで誤解を生じることが多く困っています。メールでのやりとりにおけるコツや対策などはあるのでしょうか。
(30代/専門職)

こんにちは、トイアンナです。
オンラインでのやりとりって、複雑ですよね。

何でもないやりとりのつもりなのに「怒っている」と誤解されたり、表情で急ぎだと分かる案件だったはずが、文字だと「後回しでいい」と思われたり……。

なかなか一筋縄ではいかないのが、オンラインのコミュニケーション術。今回は私が所属していた外資系企業で教わった対処法を紹介したいと思います。

業務は「誰が・何を・いつまでに・どうする」に分解できる

どんな業務も、細かなタスクまで落とし込めば考えることは同じ。

・誰が
・何を
・いつまでに
・どうする

この4つさえ分かっていれば、恐れることはありません。

文字のやりとりで抜けがちなポイント

逆に言えば、文字のコミュニケーションでこれらが抜けると、一気に相手との齟齬が生まれやすくなります。

「あれ、これって○○さんがやってくれるんじゃなかったの?」
「もう、急ぎだって何となく分かってよ」

といった流れが、一切伝わらなくなるのです。

ですから、オンラインでのやりとりは多少機械的でも、

「佐藤さん、○日の昼までに経費精算の書類を本メールに添付して神谷さんに送付していただけますか?」

といった、細かい指示が必要となります。

タスクの複雑な流れは表にしてしまおう

と、経費精算くらいなら1行で済むものですが……。面倒なのは、複数の人が絡むプロジェクトで一斉に連絡する時ですよね。

そこでおすすめしたいのが、「誰が・何を・いつまでに・どうする」を表にして整理することです。

私はよく、こういう表を作っています。

このように論点を整理してしまえば、大量のタスクも齟齬なく伝えることができます。文章でダラダラ伝えるよりも、タスクが明確だから誰も困りません。

最後に、何かを対応してもらった時には「ありがとう」「〇〇さんのおかげで助かりました」といったお礼をしつこいほど書いておきましょう。

そうすることで文字のコミュニケーションでも、円滑にことが進みやすいですよ。

Point.

・文字のコミュニケーションでは「誰が・何を・いつまでに・どうする」情報がニュアンスで伝わらないから文字にせねばならない
・困ったら表に書き起こすことで漏れなく全員へ伝達できる
・最後にお礼の一言を添えて、円滑なコミュニケーションを心がけよう

(文:トイアンナ、イラスト:黒猫まな子)

※この記事は2022年02月08日に公開されたものです

トイアンナ

慶應義塾大卒。P&Gジャパン、LVMHグループで合わせて約4年間マーケティングを担当。その後は独立し、主にキャリアや恋愛に関するライターや、マーケターとして活動。著書に『就職活動が面白いほどうまくいく 確実内定』や『モテたいわけではないのだが ガツガツしない男子のための恋愛入門』などがある。

●ブログ「トイアンナのぐだぐだ」
http://toianna.hatenablog.com/

●Twitter
https://twitter.com/10anj10

●公式サイト
https://renaijuku.co.jp/

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