エクセルのプルダウンを設定する方法とは? 使い方&解除方法を解説
【応用編その2】関数でプルダウンを自動入力させる方法
例えば商品と価格など、項目とデータが1対1で対応している場合は、最初の項目をプルダウンメニューで選ぶと、項目に対応するデータを自動で入力させることができます。
STEP1:プルダウンの元のデータを作成する
まず最初に、入力の対象となる商品の料金表を作成します。
次に、この料金表に名前を定義します。料金表の商品名と価格の範囲を選択し、エクセルメニューの「数式」より「名前の定義」へと進みます。
ダイアログボックスに「料金表」と名前をつけ、この定義が当てはまる範囲を設定します。
ここでは同一シート(Sheet4)内に受注表を作成するので、Sheet4を選びました。参照範囲として、選択したA2からB7の範囲が絶対参照されています。OKをクリックすれば完成です。
STEP2:プルダウンを作成する
連動したプルダウンメニューを作成するために、まずは簡単な表を作成します。上記の図では「受注シート」という見出しで、「商品名」「価格」(ピンクのセル)を作成しました。
「商品名」の1つ下のセルに商品名のプルダウンを作成します。メニュー「データ」の「データの入力規則」から、「設定」タブの「入力値の種類」より「リスト」を選択します。
続いて、「元の値」に表の範囲を指定します(上図では商品名「A~F」)
次に、「商品名」に連動して、価格が自動表示されるようにします。
最初に、価格を挿入したい部分のセルをクリックし、アクティブにします。
そこに以下の数式を挿入します。
=VLOOKUP(検索値,参照範囲,列番号,検索方法)
ここで使用したVLOOKUP関数は、指定した範囲から指定したデータを検索して取り出すという関数です。
「検索値」とは、指定した検索値のことです。ここではセルA11の「商品A」の価格を料金表から検索するので「A11」が入ります。
「参照範囲」とは、価格を知るために参照する範囲です。ここではあらかじめ「料金表」を定義していたのでそれを使います。定義していない場合は「$A$2:$B$7」と範囲を指定することもできます。
「列番号」は「参照範囲」の何列目を参照するかを指定します。ここでは2列目なので、「2」を入れます。
最後に検索方法として、「完全一致」を意味するFALSEを入力します。
この数式を入力し、ENTERキーをクリックすれば、自動で100という数字が入力されます。
次に、そのセルをコピーし、必要な場所(例ではB12, B13, B14…)とペーストします。商品名が空欄であれば「#N/A」が表示されますが、プルダウンで商品を選ぶと、価格が自動で入力されます。