お断りメールの注意点や書き方のポイント・例文を紹介
シチュエーション別での「お断りメール」例文
では実際に、シチュエーション別でのお断りメール例文を紹介します。
要望に添えない時のお断りメール
件名：今回のご提案につきまして
○○株式会社
○○様
いつもお世話になっております。株式会社□□の△△でございます。
このたびはAサービスのご提案をいただき、誠にありがとうございました。
せっかくご提案いただきましたのに申し訳ございません、慎重に検討をしましたが今回は見送らせていただけますでしょうか。
○○な点で大変魅力的なご提案ではありましたが、△△の理由のためお応えできず、残念ではございますがご了承いただけますようお願い申し上げます。
またの機会がございましたら、ぜひよろしくお願いいたします。
貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
株式会社□□
△△
ポイント
営業提案をもらった際などに使える返信例文です。
相手を立てる具体的な魅力点も入れることで、しっかり検討したことも伝わります。
「またの機会がありましたら」と書くことで、今後も何かご縁があればこちらとしてもありがたい、という気持ちも伝えることができます。
採用選考の時のお断りメール
件名：採用選考結果のお知らせ
○○様
このたびは弊社の営業職採用にご応募くださり、ありがとうございました。
株式会社□□人事担当の△△と申します。
社内で慎重に検討いたしました結果、誠に残念ながら今回は採用を見送らせていただくことになりました。ご希望に添えない結果となりましたことをおわび申し上げます。
多数の企業の中から弊社にご応募いただきましたことを感謝するとともに、○○様の今後のご活躍をお祈り申し上げます。
ポイント
選考対象者は、今後お取引先やお客さまになる可能性もあります。そのため、企業イメージを損なわないような表現にします。
ただし、遠回し過ぎて採用か不採用か伝わらないということがないよう、選考結果についてはしっかりと明記するようにしましょう。
見積もりをもらった製品のお断りメール
件名：○○ご提案の件
○○株式会社
○○様
お世話になっております。株式会社□□の△△でございます。
先日はお見積もりを頂戴し、ありがとうございます。
社内で検討させていただきましたが、大変申し訳ございません、今回は購入を見送らせていただくことになりました。
せっかく丁寧なご提案もいただきましたのに、申し訳ございません。
○○社様の製品は私どもの業界でも好評価であり、ぜひ今後、何かの機会に導入したいと考えております。その際はどうぞよろしくお願いいたします。
末筆ではございますが、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
株式会社□□
△△
ポイント
時間をかけて対応してくれたことに対する感謝の気持ちが伝わるようにしましょう。
どこでまたお取引が始まるか分かりません。期待に添えなかったことに対しての心苦しさが相手に伝わることが大切です。
商品説明会や記念パーティー参加依頼へのお断りメール
件名：○○記念式典出欠の件
○○株式会社
ご担当○○様
平素より大変お世話になっております。株式会社□□の△△でございます。
このたびは創立○○周年を迎えられたとのこと、心よりお祝い申し上げます。
また、記念式典にご招待くださり誠にありがとうございます。
本来ならばお祝いに駆けつけるべきなのですが、あいにく出張と重なり臨席がかなわない状況です。不参加の失礼をおわび申し上げます。
つきましては、心ばかりのお祝いとして、当日はお花をお送りいたしますので、ご笑納いただければ幸いでございます。
貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
メールにて大変恐縮ですが、お祝いかたがた、欠席のおわびとさせていただきます。
株式会社□□
△△
ポイント
お祝いの言葉、招待してくださったお礼を必ず最初に書きましょう。
そして出席できなかった残念な思いを足すことで、角を立てずに欠席を伝えられます。
