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【PC時短塾5】アプリでPCとスマホを連動して仕事のスピードアップ!

古作光徳

「毎日、微妙に仕事が残ってプチ残業をしなくちゃならない……」。そんな経験をしたことはありませんか? いまや、ほとんどのお仕事はパソコン内で解決すると言ってもいいでしょう。だからこそ、“ちょっとした時短テク”を使いこなして仕事をより効率的にこなしたいものですね。そこで、仕事を早く終わらせてアフターファイブを満喫するために覚えておきたいパソコンやスマホの時短テクをご紹介します!

営業などの外回りはもちろん、デスクワークの人もちょっとした外出などでデスクから離れる機会がありますね。そういった時間をムダにせず、仕事を進めてしまえば、“ノー残業で”に一歩近付けます!

とはいえ、ノートパソコンを持ち歩くのは面倒なもの。そんな場合に活用したいのがパソコンと連動して使えるスマホアプリです。そこで、今回はオフィス文書のチェックや簡単な編集、スケジュール管理など、ちょっとした空き時間を有効に使うためのアプリを紹介してきたいと思います。

●オフィシャルアプリでオフィス文書をチェック&編集

オフィス文書作成に欠かせないWord文書を開いたり編集したりすることができます

オフィス文書作成に欠かせないWord文書を開いたり編集したりすることができます

WordやExcelといったオフィス文書をスマホで開きたい場合に活用したいのがマイクロソフト公式アプリ「Office Mobile」です。このアプリを利用すれば、WordやExcel、PowerPointのファイルをスマホでチェックできるほか、簡単な編集を行うこともできます。外出先で受信したメールに添付されるオフィス文書をチェックしたい場合などに活用するのに便利なアプリですね。またスマホで編集したファイルは、マイクロソフトが提供する「OneDrive」というクラウドストレージに保存しておくことができます。このストレージを活用すれば、パソコンとスマホで同じファイルのチェックや編集ができるなど、連携性を高められます。

表計算ソフトExcelで作成されたファイルの閲覧と編集が行えます。関数を挿入するなど本格的な編集を行うことができます

表計算ソフトExcelで作成されたファイルの閲覧と編集が行えます。関数を挿入するなど本格的な編集を行うことができます

ただし、このアプリは個人利用に限って無料で利用することができ、仕事で使う場合には別途ライセンスが必要になります。会社のパソコンにOffice365が導入されている場合は、ライセンスを持っている可能性が高いのでシステム管理者に問い合わせてみるといいでしょう。

PowerPointで作成された資料の閲覧や編集が行えます。豊富なテンプレートから新規作成することもできます。

PowerPointで作成された資料の閲覧や編集が行えます。豊富なテンプレートから新規作成することもできます。

●「Eight」で名刺を素早くデータベース化

交換した名刺をパソコンで管理する場合、避けては通れないのが入力作業です。いちいち手作業で入力すると時間も掛かるし面倒ですよね。そんな煩わしい作業を解消してくれるのが無料名刺管理サービス「Eight」(一部有料)です。このサービスは、スマホのカメラで名刺を撮影するだけで名前や会社名、電話番号などの情報をデータ化することができるといった便利なもの。データは、クラウド上に保存されているため、パソコンはもちろんスマホなどの機器を使ってどこからでもアクセスすることができます。

撮影した名刺をスタッフが手動登録するため(プライバシーマーク取得済み)、入力ミスの心配がないのが大きな強みです。名刺がデータベース化されるので目的の名刺がスピーディーに探すことができます

撮影した名刺をスタッフが手動登録するため(プライバシーマーク取得済み)、入力ミスの心配がないのが大きな強みです。名刺がデータベース化されるので目的の名刺がスピーディーに探すことができます

●スケジュールはGoogleカレンダーで同期する

仕事はもちろん、プライベートシーンのスケジュール管理を手帳で行っている人も多いのではないでしょうか? このスケジュール管理を「Googleカレンダー」に置き換えることでパソコンやスマホを使ってどこからでもアクセスできるほか、手帳とペンを持ち歩くといった煩わしさを解消することができます。ちょっとした空き時間や移動時間などを使って手軽に入力できますし、チェックしたいスケジュールを開くまでの手間も掛かかりませんので作業時間の短縮にも繋がるでしょう。

タップひとつでスケジュールが簡単に入力できます。日や週、月などスケールの切り替えもスムーズに行えます

タップひとつでスケジュールが簡単に入力できます。日や週、月などスケールの切り替えもスムーズに行えます

いまやスマホは誰もが持っているポピュラーなデバイスと言えます。仕事をより効率的にこなしていくために、賢く活用していきたいですね!

(古作光徳)

次回の『PC時短塾』は4月28日に更新する予定です。お楽しみに!

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古作光徳

フリーランス編集&ライター。パソコン関連誌の編集部を経て、2006年にライターとして独立。主にパソコンやスマホ、家電関連誌などを中心に活動。クルマや自転車、将棋など趣味関連の媒体も担当する雑食系。共著『Windows 10 完全活用マニュアル』(そしむ)、『MacBook Air & Pro OS X El Capitan 対応』(ソシム)など。

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