お使いのOS・ブラウザでは、本サイトを適切に閲覧できない可能性があります。最新のブラウザをご利用ください。
雑学 生活

いまさら人に聞けない、基本的なメールの対応3選「宛先を最後に入力すれば、途中で送信されない」

あ、間違って途中で送信しちゃった! なんか相手を不快にさせちゃってる? そんな経験ありませんか? 業務でメールを当たり前に使う今、メールのマナーなどあらためて聞くのは恥ずかしいですね。でも、基本的なメールの対応は覚えておきましょう。

【男性に聞く! 「返しやすいメール」と「返しにくいメール」のちがいは?】

■宛先を最後に入力すれば、途中で送信されない

メールを書くとき、宛先を書いて、件名を書いて、そして本文を書くという人が多いでしょう。返信ボタンを使って、宛先と件名をすでに入力させた状態で書いている人もいるのではないでしょうか。しかし、宛先が入っていると、誤って本文途中で誤送信してしまうことが多いのです。

また、返信ボタンを押して宛先を自動入力したら、無関係な人が混ざっているという悲劇も。必ず、本文を書いてから、件名を書き、最後に宛先を入力しましょう。こうするだけで、誤送信や途中送信は防げます。

■相手のメールに合わせた長さを

人間は一方的に話されて、自分は相槌ばかりの会話をさせられると、相手に対し不快な感情を抱きます。逆に、相手が全然話さず、自分ばかり話さないと場が持たない状態になると不安になります。これを心理学用語で「パワー・バランス」といいます。

メールも同じです。長いメールに短いメールを返されたり、逆に短いメールに長文メールを返されたりすると、不快感を覚えてしまうのです。会話ならば相手の表情を観察することで察することもできるでしょうが、メールは残念ながら相手の表情が見えません。

ですので、相手の負担にならないよう、相手と同じくらいの文字数で返信するようにするようにしましょう。ただし、あまりに長いメールをもらったときは、同じような長文を返す必要はありません。目安は400文字以上。

それを超える長文メールの返信は、10行程度で返すようにしましょう。

■すぐに返信できないメールはその旨伝えよう

内容によっては、返答が難しかったり、文面が長くなったりして、返答が遅れるケースもあります。しかし、相手からするといつ返事が来るのかと待ち続けています。いつまでたっても来ない返信は、後から事情が分かったとしても不満を持ってしまいます。

逆に、うまく送れていないのかもしれないと、不安になってるかもしれません。返答に時間がかかるとわかったら、なるべく早く、相手にその旨を伝えましょう。そのときに、「届いていること」「返事に時間がかかること」「いつまでに返事を送るか」を伝えましょう。

そうするだけで、相手のイライラを回避しやすくなります。

ほんの些細な気遣いで、相手に負担を与えることなくスムーズにメールのやり取りができます。頭の片隅において、時々「大丈夫かな?」と確認してみてくださいね。

お役立ち情報[PR]