会議の書記役を振るのは誰が一番オススメ？―新人に任せるのは間違い

社内の会議やグループミーティングなどでは、始める前に議事進行役と書記担当者を決めなければなりません。議事進行役とは異なり、書記は毎回変わるのではなく、一定の期間、同じ担当者が務めることが多いようです。それでは、どのようなタイプの人が書記役に向いているのでしょうか？

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書記役を新人に任せるのは間違い

会議の書記という役目は、概して軽く見られがちですが、決してそのようなことはありません。むしろ、重要な会議であればあるほど、その重要度は増していくという大切な役割を担っている職務です。「会議の内容を記録するだけだから新人でいいだろう」と思うのは大きな間違いで、ましてや会議への出席経験が少ない者に担当させるのは、会議自体を軽視することになります。

その場の雰囲気を伝える役割

会議の書記には、単に会議での発言を記録するだけではなく、会議に出席しなかった人にも、会議での雰囲気を伝えるという役割があります。したがって、会議経験が豊富な人が書記の第一条件といえるでしょう。その場の空気を読む能力は、経験を積んで初めて可能になるからです。

書記に適しているタイプ

書記に向いている人は、何事も慎重に事を運ぼうとするタイプの人です。したがって、いつも会議には出席しているものの、あまり発言しないので周りからは「モチベーションが低い」と思われている傾向のある人が向いているといえます。

積極性はない代わりに、慎重な性格が他者の発言を要約してまとめる、という作業に適しているといってもよいでしょう。

書記には向かないタイプ

書記に適さないタイプは、自己主張することにたけており自己顕示欲が強い性格です。会議で自分の意見を述べることは得意なのですが、あまり人の意見を聞かないというタイプの人が書記を担当すると、自分と反対の意見を端折（はしょ）ったり表現を変えたりすることがあるからです。

書記役に求められる能力

会議全体の進行をつかさどるのは議事進行役である議長の役目ですが、議事録を作成する書記は、会議で決定した事項の記録だけでなく、それがどのような課程で決定させたのか、あるいはどのような意見が討議されたのかを要領よくまとめあげる能力が求められます。

したがって、前述のように、個人の性格を見極めて指名する必要があるというわけです。

※この記事は2014年01月14日に公開されたものです