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雑学 働き方

「伝わらない説明」は「説明の重要ポイント」が抜けていることが原因

重要な用件をすべて説明して伝えたはずなのに、どうも重要さが伝わりきっていない気がする……といったような経験をしたことのある方も多いのではないでしょうか。このような違和感が起こる原因は、その用件に対する価値観の違いが影響している可能性があります。

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そこで今回は、説明の内容を確実に伝えるためにはどうしたらいいかを考えてみましょう。

■説明の重要ポイントを伝えておこう

例えば上司と部下の間で「この仕事お願いね」「わかりました」という会話があったとしましょう。上司はこの部下なら任せられると思い頼んでいるわけですが、部下は「上司から言われたから断れない」という心理が働いていることもあります。

さらに即答した場合には内容を確認していない可能性も高いですから、その仕事の重要さがどれほどのものかは伝わっていないことになります。これではお互いが不安になってしまい、やり取りがギクシャクしてしまいかねません。

こういった問題を解消するためには説明の重要部分を強調して伝えること。上司が「この仕事、厄介だけど急ぎだからお願いね」と説明すれば、部下は重要さを言葉で理解し、すぐにその仕事に関心が向きます。

そして自分でチェックしたのち「わかりました。この内容なら明日までに仕上げます」などといったように、相手により安心感を与える回答で返すことで、お互いが納得する説明が可能となります。

■会話以上に伝わりにくい文章表現に注意!

会話でやり取りをする場合は、相手の表情や声の強弱などから説明内容と伝わり方を確認することができますが、メール等の文章ではこれらを読み取ることが非常に難しくなります。

特にビジネスメールではチャットタイプの文章と違い、語尾に感嘆符(びっくりマーク)などを用いたりすることはまずないため、単調な説明や返答になりがちです。この場合は「重要ポイントを補足する」、「箇条書きにする」などの工夫をしてみるのもいいでしょう。

返答する場合も必ず内容を確認したことを説明し、承諾以外にも一言そえると伝わりやすくなります。

説明上手になればビジネスシーンやプライベートなど、さまざまな場面で役に立つはず。もし今後説明を必要とする機会があれば、これらのことに気をつけて相手に伝えてみましょう。

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