相手が満足する報告をするには「結果→詳細→結果」で話す

人になにかを報告するときは、言葉を選ぶことはもちろん、どういう順番で話をしていくかをあらかじめ考えておくことも大切です。報告を待っていた相手が満足してくれるためには、どのような点に気をつければいいのでしょうか？

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話の要点からはじめる

報告というのは、待っているほうにしてみれば非常に待ち遠しいものです。それと同時に「どんな結果だったんだろう」と不安に思う気持ちもあり、「とにかく早く結果が知りたい！」とソワソワしています。そのため、報告をする際にはまずどんな結果が出たのか、話の要点から始めると親切です。

まず最初に気になっていた結果を知ることができた相手は、そのことによって次に始まる話の詳細を落ち着いて聞くことができます。もしこれが逆に過程ばかりをダラダラと話し続けてなかなか結果を教えてくれないとなると、相手は「だから結局どうなったんだ！」とイライラと不安を募らせてしまいます。

「本題」→「詳細」→「本題」という流れで報告する

報告をする際は、まず「どういう結果になったのか」という本題から話し始めるとスムーズです。そうして相手に安心感を与えた上で、「どうしてそうなったのか。そこに至るまでにどういうことがあったのか」について詳しく説明します。

そして最後にもう一度、「だからこういう結果になったのです」と締めくくれば完璧です。

相手の興味に合わせて優先順位をつける

報告を待っていた相手は、まずどうなったのかを知りたがり、次にその結果によってこれからどうなっていくのかを聞きたいと思っています。そこに至るまでに自分がどれだけ苦労したかなどの話には正直興味はないという場合が多いでしょう。

そういった相手の心理を読み取り、何から話し始めればいいのか、次に何を話せばいいのか、という優先順位をつけておきましょう。一番やってはいけないのは、まだ結果を話していないうちにいきなり過程を長々と説明しはじめることで、これははっきり言って時間の無駄。

相手から聞かれない限りは、黙っておいたほうがいいでしょう。

※この記事は2013年10月18日に公開されたものです