メールでの上手な断り方「無理です→お役に立てそうにありません」

今や仕事でのコミュニケーションに欠かせない「メール」。いつでも相手に文章を届けることができ、とても便利なツールですよね。しかしその反面、自分の気持ちが正確に届きにくいというデメリットも…。特にビジネスで、相手に「断り」の返事をする際には注意が必要です。

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メールで断りの返事をする

ビジネスでは、いつでも相手の要求を受け入れられるわけではありません。時にはしっかりと「ノー」の気持ちを伝える必要があります。しかし、伝え方一つで、自分の印象が大きく違ってしまうことをご存じですか？相手の要求を断る場面だからこそ、「上手な伝え方」をして、良いお付き合いを続けていきたいものですね。

メールで断りの返事をする場合には、文面が全て。誤解を招く表現を避け、極力やわらかい表現を使うのがおすすめです。強すぎる「ノー」はその後のお付き合いにも影響を与えてしまいます。上手な断り文句を頭に入れておくことで、こちらの気持ちを相手に伝えながらも、円滑なお付き合いを続けていくことが可能となるでしょう。

こんな断り文句はNG

では実際に、どのような断り文句が相手に不快な思いをさせてしまうのでしょうか。使ってしまいそうなワードの一つに「無理」です。引き受け、受け入れが無理な場合には、それをそのまま伝えたくなります。しかし、この「無理」という言葉は、非常に強い「拒否感」を伝えるものです。今後もお付き合いを続けていく相手に対しては、使わない方が良いでしょう。

出来ないことを伝えたい場合には「出来ない」という言葉を柔らかい表現に変換して使いましょう。具体的には「対応いたしかねます」、「お役に立てそうにはありません」などの文言がオススメです。

なぜ受け入れられないのか

また、「なぜ、相手の要求を受け入れられないのか」を明確にすることも重要です。ただ単に「無理」と言われるよりも、「こういった理由で、どうしても対応いたしかねます。」と言われた方が納得しやすいですよね。状況を説明し、誠意を示すことで、相手への気遣いを表すことができます。

覚えておきたい断りメールテクニック

断りメールを送るときには、相手への感謝を示すことも重要です。まずは、相手からのアプローチに対し、感謝の気持ちを伝えましょう。そうすることで、よりメールの印象を柔らかくすることができます。

また、最後の締めくくりも大切です。今後のお付き合いを大切にしていきたい気持ちをしっかりと伝えましょう。「あいにく」や「せっかく」の言葉から始まる文章で、次回のお付き合いへと、しっかりつなげていきましょう。

いかがですか？同じ内容を伝えるメールでも、文面によって印象は大きく違ってしまうのです。メールを送る人にとっては「何でもないメール」でも、実はトラブルになってしまうことも…。言われると辛い「ノー」だからこそ、相手への気遣いがあるメール文面にしたいものですね。

※この記事は2013年07月26日に公開されたものです