「タスク」とは？　正しい意味や効率があがる管理方法を紹介

仕事をする時によく耳にする「タスク」という言葉。

今回はタスクの意味や、タスク管理の方法について紹介します。

自分に合ったタスク管理方法を見つけることで仕事の効率化を図ることができるので、ぜひ自分に合った方法を実践してみてください。

タスクとは？

業務で「タスク」という言葉を聞く人も多いのではないでしょうか。タスクの意味や由来や使われる場面、類語や言い換えを紹介します。

言葉の由来

タスクとは英語の「task」を表し、「作業」「仕事」「学業」などの意味をもちます。

使われる場面

ビジネスにおいて使われる「タスク」は、大きな業務よりも、小さな単位の作業の意味として使われます。

大きな業務（＝プロジェクト）を達成するための細かな作業（＝タスク）と覚えておいて良いでしょう。

例えば、イベントの企画をする場合、イベントを成功させるためには細かな取り組みが必要になります。

このように、1つのイベント（プロジェクト）を実行するためには、さまざまな作業（タスク）をこなす必要があります。

個々のタスクが達成されなければ、イベントは成り立たないため、タスクの重要性が分かりますね。

類語や言い換え表現

タスクの類語には「プロセス」や「To Do」といった言葉があります。

プロセスとは一般的に「過程」「方法」「工程」といった意味があり、タスクと同義語です。その他、仕事をする上では「一連の流れ」といった意味と捉えられることが多いです。

「To Do」は「いつかすること、すべきこと」を意味する言葉で、順番や期限が決まっていないものが「To Do」にあたります。

正しく使わないと誤解が生まれてしまうこともあるので注意が必要です。

ビジネスにおける「タスク」の使われ方

「タスク」がつく言葉にはいくつか種類があります。どんな意味で何を指すものなのか見ていきましょう。

タスク管理

タスク管理は、タスクである「作業」を管理することであり、業務を進めるためには欠かせません。

タスクを細分化し、優先順位をつけることで業務全体の流れが見えるようになります。

重要度の高いものから進め、同時に作業の漏れがないように管理すれば、業務は滞りなく進められるはずです。

シングルタスク・マルチタスク

シングルタスクは1つの作業を集中して行い、マルチタスクは複数の作業を同時に行うことをいいます。

シングルタスクの方がマルチタスクよりも効率が悪いように見えるかもしれませんが、個人の特性にもよるため、自分に合う方を選ぶと良いでしょう。

しかし、スタンフォード大学の研究結果では「重度のマルチタスクをしているとパフォーマンスが低下する」とも言われていることから、多くのタスクを同時に進めるのには注意が必要かもしれません。

タスクチーム・タスクフォース

タスクチーム・タスクフォースは、広義では同じ意味であり、一緒に作業をする組やメンバーを表しています。

タスクチーム・タスクフォースの2つの言葉の違いは「緊急度」でしょう。

タスクチームは、プロジェクトに対して集まったメンバーを指し、目的に対してそれぞれの作業を行います。

一方、タスクフォースは緊急性の高いタスクのために一時的に集まったメンバーであることが多く、短期集中で結果を残すことが期待されます。

簡単なタスクの管理術

作業を進めていくうえで大事なタスク管理。タスクを上手に管理し、仕事を効率化させるにはどうしたら良いのでしょうか？

作業を効率よく進めることが苦手な人でも簡単にでき、作業が進みやすくなる管理術はたくさんあります。自分に合った方法を見つけて、試してみてください。

（1）自分の抱えるタスクをリストアップする

自分のタスクを管理するためにまずはタスクをリストアップすることです。

リストアップすると物事の優先順位をつけられます。タスクの大小・緊急度に関わらず、取りこぼしのないようまずは自分の抱えているタスクを全て書き出すようにしましょう。

（2）緊急度・重要度をもとに優先順位をつける

タスクをリストアップしたら、次は優先順位をつけていきましょう。その際に必要な考え方は下記のとおりです。

自分が抱えている作業を上記に当てはめると、おのずと優先順位が見えてきます。

（3）リストアップした順序でタスクを進める

優先順位ごとにタスクを振り分けたら、作業を進めていきます。

重要度が高く緊急性のあるものから片づけていくわけですが、作業中に急な依頼が舞い込むこともあるでしょう。

そういった場合は、リストの中で調整できる時間帯を探す、もしくは、すぐ（5〜10分程度）処理できるかどうかを判断しましょう。

状況によっては依頼してきた相手に「急ぎの作業をしているのですぐには対応が難しい」と伝えるなどし、いつまでに作業完了すべきかを確認しておくと良いでしょう。

（4）完了したタスクを消す

作業が完了したらタスクを消したり、チェックマークをつけていきましょう。

どれだけ作業が進んだかが目に見えて分かるので達成感を得られて、仕事に対するモチベーションを下がりにくくします。

日々の仕事をモチベーション高く行うのは簡単なことではありませんが、モチベーションを下げない方法を見つけられれば、より業務を充実させられるようになります。

タスク管理に使える物

 

タスクの管理方法について説明をしましたが、「実際にタスク管理をするならどういった物を使えば良いのだろう？」と思う人もいるのではないでしょうか。

ここからはタスク管理する際に使える物について紹介します。

紙・ペン

紙やペンは手元で管理しやすく、書く・消すといった作業が簡単にできます。付箋などに書いてPCに貼り付ければすぐに目につくところでタスクの進捗が把握できますよ。。

ホワイトボード

チームなどでタスク管理をするなら、ホワイトボードは効果的なアイテムです。複数人でタスクを進めるとなると、情報の共有や進捗の確認は必須です。

ホワイトボードは広い面を使って「やるべきこと」「完了したこと」の共有が楽にできるので適しています。

携帯やPCのメモ機能

仕事中や出先でもすぐに確認したいならば、携帯やPCのメモ機能が便利です。

移動中でも使いやすく、他者へ進捗を送ることがあっても簡単にコピー＆ペーストできます。

アプリ

スマートフォンでは、タスク管理に特化したアプリが多く出ており、無料から有料のものまでさまざまです。

リマインダー機能のあるアプリもあるため、忘れたくない作業がある場合にはアプリの利用がおすすめです。

「タスク」を理解し自分に合った管理方法を見つけよう

今回は「タスク」の意味や管理方法について解説しました。

タスクとは「作業」「仕事」「学業」の意味があり、ビジネスにおいては大きいプロジェクト単位のものではなく、一つひとつの小さい単位の仕事を指す「作業」の意味が強いといえるでしょう。

重要なものから優先順位をつけ、タスク管理をすることで業務効率の改善が期待できるので、自分にとってやりやすい方法を見つけて実践してみてください。

（るなねむい）

※画像はイメージです