リマインドメールとは？　書き方と注意点・例文

リマインドメールは仕事上のミス、トラブルを事前に防ぐために必要な連絡メールです。

ビジネスの基本である、納期までに間違いなく仕事を完了させる上でも欠かせません。

送る場面、タイミングや内容などを押さえることでよりスムーズに仕事が進められます。

今回はそんなリマインドについて、紹介していきます。

リマインドメールとは？

ここではまず「リマインド」の意味や「催促」との違いについて解説していきます。

リマインドの意味は「相手に思い出させること」

まずは「リマインド」の意味から確認しましょう。

リマインドとは英語で書くと「remind」。「思い出させる」、「思い起こさせる」、「気づかせる」という意味です。

つまり、ビジネスシーンでのリマインドメールとは、ただ単に送る相手に「通知する」という意味合いではなく、思い出すことを助けるスタンスのこと。

念のため行き違いがないかの連絡メールのことです。

「リマインド」と「催促」の違い

「リマインド」は相手に思い出させることの意。あくまでも再確認のニュアンスです。

それに対し「催促」は用件を早く実行するように要求することの意。相手を急かしている、指示しているようなニュアンスがあります。

リマインドメールであっても、表現する際には細心の注意を払わないと、失礼だなと思わせる可能性があります。

あくまでもリマインドメールは催促メールではなく、万が一の起こりそうなことを予測し、早めに気遣いをしておくことなのです。

リマインドメールのビジネスマナーを押さえておくことで、相手に「分かってるよ」と思わせるのではなく、「助かった！」「丁寧で確実な人だ」と安心してもらえることにもつながります。

【シーン別】リマインドメールを送るタイミングは？

特に重要度の高い約束事の前にリマインドメールをすることは、ビジネスでは一般的な慣習でもあります。

社内だけではなく社外の相手に対してもリマインドをすることで、うっかり忘れを未然に防ぐことができます。

まずは送るタイミングを考えましょう。

リマインドメールを送るタイミングはシーンによっても違います。決まりがあるわけではありませんが目安としてお伝えします。

重要なアポイントメントや会議：3日ほど前

3日前くらいに送ると良いでしょう。

直前ですと先方もメールを見ない可能性もありますし、忘れられていた場合、予定調整がさらに難しくなります。

提出期限があるもの：1週間ほど前

重要なイベントやコンペ、会議の準備物、資料の作成などは、リカバリーの時間も考えたタイミングで送ります。

基本的に期限の１週間前くらいに、「何か困っていることはないか、お手伝いはないか」という心配りが伝わる内容で送ると良いでしょう。

初めての顔合わせ：前日の早めの時間

前日の早めの時間（午前中くらい）に再度場所のご案内や当日の連絡方法、そして「お時間をいただきありがとうございます」「お目にかかるのを楽しみにしています」など、感謝や配慮の言葉を添えると良いでしょう。

食事会：3日ほど前

3日前くらいに場所・時間などを再度お知らせすると、受け取る側も情報を探す手間が省け助かります。

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