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初めてのメールの書き出しは? 基本構成と例文・注意点を解説【ビジネスメール】

にほんご倶楽部

初めての相手にビジネスメールを送る際に、何から記載すればいいのか、書き出しに迷ってしまうという方も多いでしょう。本記事ではメールの書き出しの基本構成と、具体的な例文、マナーについて詳しく紹介します。

ビジネスメールを初めて送る時は、特にマナーを守って、相手に不快な思いをさせないように気を付けることが重要です。基本的な構成を覚えておくと、スムーズに作成できますよ。

この記事では、ビジネスメールの書き出しの構成と例文、そして注意点を紹介していきます。

初めてのメールにおける件名と書き出しの基本構成

初めての相手にビジネスメールを送る際は、まずは内容に合った件名を作成してください。その上で、書き出しの部分には宛名・あいさつ・自己紹介を、分かりやすく簡潔にまとめましょう。

下記で詳しく紹介します。

(1)件名

多くのビジネスパーソンは、毎日大量のメールを受け取っています。ですから一覧上で、大体の内容を把握できるようにするのがマナーといえます。そのために、件名は簡単な用件と、初めてやり取りする時は自分の名前を入れるといいでしょう。

例えば以下のような形です。

・○○セミナーのご案内(○○○社・○○)

・○月○日お打ち合わせの詳細について(○○○社・○○)

・担当者変更のご連絡(○○○社・○○)

セミナーや打ち合わせなどにまつわる連絡で、既に日付が確定している時には、件名に実施日を付け加えるとさらに丁寧ですよ。

(2)宛名

メールの本文では、最初に宛名を記載しましょう。具体的には、相手の会社名と部署、名前(名字、またはフルネーム)を記します。

名前が分からない場合は「ご担当者様」で問題ないでしょう。

例を記します。

・株式会社○○○ ○○部○○課 ○○様

・株式会社○○○ ○○部 ご担当者様

(3)あいさつ

初めてのメールの場合は、最初に「突然のご連絡、失礼いたします」「初めてメールをお送りします」などと、文頭に書くといいでしょう。

なお、もともと前任者が連絡していた実績があり、後任の担当者として初めてメールをする際には「平素よりお世話になっております」と、会社自体が相手にお世話になっていることを伝えましょう。

その上で、「前任の○○に代わって担当いたします○○と申します」といった形で、自分が新しい担当であることや名前などにつなげるとスムーズです。

(4)自己紹介

あいさつの後は自己紹介をしましょう。

「株式会社○○○ ○○部の○○と申します」と、丁寧に名乗りましょう。冒頭のあいさつの後にすぐ自己紹介することで、自分が何者なのか伝わるため、安心してもらえます。

この際、以下のような形で、連絡の背景を添えると親切です。

・先日は、○○セミナーにて名刺交換させていただきありがとうございました

・弊社の問い合わせフォームよりご質問いただきありがとうございました

・○○様にご紹介いただきました

・今後、○○(自社のもともとの担当者名)と共に担当させていただきます

ここまで記載した後に、用件を述べるのがビジネスメールの基本的な形です。

初めてメールを送る相手への書き出し例文

ここでは、今まで学んだことを基に、具体的な例文を紹介します。

初めてメールを送る相手には特に、自分が何者なのかはっきりと伝えるのが大切です。

【件名】

○月○日開催の新商品説明会のご案内(株式会社○○○・○○)

【本文】

株式会社○○○ ○○部 ○○様

突然のご連絡失礼いたします。

株式会社○○○ ○○部の○○と申します。

貴社の前任である○○様からご紹介いただき、ご連絡させていただきました。

弊社は○○という商品を展開しておりますが、このたび同シリーズの新商品「○○」の説明会を○月○日(○)に実施いたしますので、○○様にぜひともご参加いただけないかと思っております。

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(日時・場所などの詳細を記す)
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ご参加いただける場合は、○月○日(○)中までに、このメールにご返信の形で連絡していただけますと幸いです。

ご多忙のところ誠に恐縮ですが、ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

(署名を記す)

上記の例文を基に、必要であれば情報を追加・修正するなどして、相手に合わせたメールを作りましょう。

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