「身内に不幸がありまして……」訃報連絡の注意点とビジネスメール例文【上司・同僚・取引先】
身内に不幸が起きたら上司や取引先などの仕事関係者にどのような連絡をすべきなのでしょうか？ 報告手段は電話？ メール？ 今回は、訃報連絡をする際のポイントや注意点、例文についてマナーアドバイザーの松本繁美さんに教えてもらいました。
不幸は突然訪れるもの。
特に身内に起きた場合は、驚きと悲しみの中でもすべき事がたくさんあります。葬儀の手配はもちろんのこと、訃報の連絡がとても重要になってきます。
ここでは訃報連絡の取り方についてきちんと学び、いざという時に慌てることなく対応できるようにしておきましょう。
身内に不幸があった時は誰に連絡すべき？
身内に不幸があったら、まず直属の上司に連絡をしましょう。
仕事を休む場合は、自分の担当業務を誰かに代わってもらう必要も出てくるかと思いますので、速やかな報告が必須です。必要に応じて同僚にも連絡ができるとより良いかもしれません。
また、訃報を伝えるにあたっては、業務時間外でも深夜11時までや、早朝7時以降であれば許容範囲でしょう。真夜中や明け方は例外ですが、いずれにしても連絡はしっかりと取る必要があります。
取引先にも連絡が必要
取引先とのアポなどがある場合は、スケジュールの変更をお願いするか、誰かが代理を務めるなど対応方法を決めてから連絡をするようにしましょう。
自分だけの判断で決めず、上司や同僚の意見を聞くことが大切です。業務への影響を最小限に抑えられるように、また、取引先への誠意が伝わるように報告します。
身内に不幸があった時に会社へ伝えるべき内容
会社（直属の上司）には、以下の内容を伝えましょう。
1：誰（自分との続柄）が
2：いつ亡くなったのか（日時）
3：喪主は誰か
4：通夜と告別式の日時・会場名・住所・連絡先
上司は内容によって、忌引休暇の日数、会社側が葬儀に参列するかなどを判断します。
また、忌引休暇は会社によってルールが異なります。以下は、故人の続柄に応じた忌引休暇の一般的日数ですが、どのくらいの期間休みをもらえるのかはその時に確認するようにしましょう。
【故人の続柄に応じた忌引休暇の一般的日数】
配偶者：10日間
父親・母親：7日間
子ども：5日間
兄弟・姉妹：3日間
祖父・祖母：3日間
配偶者の父親・母親：3日間
配偶者の兄弟・姉妹：1日間
配偶者の祖父・祖母：1日間
叔父・叔母：1日間
身内に不幸があった時、会社への連絡はメールと電話どちらですべき？
身内に不幸があった場合、すぐに電話で連絡をするのが好ましいですが、つながらない場合はメールで報告するようにしましょう。留守番電話でメッセージを残すのも良いかもしれません。
ただし、メールは相手が気付かない場合もあり、いつ確認してもらえるか分からないということに注意しましょう。連絡がつくまで再度電話をかけるなど、メールの送信のみに頼らないことが大切です。
「身内に不幸がありまして」の使い方と例文
では、不幸があった時の連絡手段としてメールを利用する場合、どのような点に注意すべきでしょうか。
ここでは訃報を伝える際の例文を紹介します。
（1）上司へのメール
上司には、前述した「身内に不幸があった時に会社へ伝えるべき内容」をもとにメールを作成しましょう。
また、直属の上司が対応してくれることもありますが、自分で総務部など他の部署の上司へ忌引休暇を申請する場合の内容についても併せて紹介します。
直属の上司に訃報を伝える時の例文
【件名】
ご連絡 父親の訃報
【本文】
営業部 営業推進課課長 ○○○○様
お疲れ様です。
本日〇時、父 ○○○○（フルネーム）が他界いたしました。
お電話でまずはご報告すべきですが、このような時間ですので、取り急ぎメールにてご連絡いたします。
以下をご報告申し上げます。
死亡者氏名：○○○○
年齢：享年78歳
死亡日時：20○○年○月○日 ○時○分
続柄：父
死因：肺炎 ※死因は状況によっては省いても問題ありません
通夜：令和○年○月○日(○) 18：00より
葬儀告別式：令和○年○月○日(金) 14：00～15：00まで
場所：○○会館 (住所、電話番号)
仏式：浄土真宗
喪主：○○○○(長男) ※喪主の名前は必ず記載を
忌引休暇のお願い：○月○日から○月○日の〇日間、忌引休暇の申請をいたします。
連絡先：営業部 営業推進課○○○○（フルネーム）080-＊＊＊＊-＊＊＊＊
※自宅の電話番号・メールアドレスも必要に応じて記載
自宅住所：〇〇県○○市○○○町○丁目○番地○
明日の朝、改めてお電話いたします。何卒よろしくお願い申し上げます。
総務部に忌引休暇を申請する時の例文
【件名】
○月○日～○月○日 忌引休暇のお願い
【本文】
総務部 総務課 課長 ○○○○様
お疲れ様です。
父・〇〇〇〇の死去に伴い、忌引休暇の取得のため届け出いたします。
内容をお知らせいたします。
期間：令和○年○月○日～令和○年○月○日まで計○日間
理由：父の葬儀の準備・片付けのため
忌引休暇中は私○○（自分の名前）の携帯電話（080-＊＊＊＊-＊＊＊＊）へご連絡をお願いいたします。
ご迷惑をおかけいたしますが、よろしくお願い申し上げます。
営業部 営業推進課○○○○（フルネーム）
（2）取引先の人へのメール
取引先の人へアポイントメントなどの日程変更をお願いする場合のメール例文を紹介します。
大切なポイントは、これからどのような対応になるかを具体的に伝えることです。上司と相談して、代理を務める同僚などがいれば、その旨を相手にできるだけ早く伝えましょう。
身内の不幸は急な事なので相手も理解してくれると思いますが、お詫びの気持ちを伝えることも忘れてはいけません。
アポイントメントなど日程変更をお願いする時の例文
【件名】
打合せ日程変更のお願い
【本文】
株式会社〇〇 〇〇部 〇〇様
いつもお世話になっております。株式会社〇〇の〇〇でございます。
〇月〇日 ＸＸについての打合せをお願いしておりました件でご連絡申し上げます。
私事で大変恐縮ではございますが、身内に不幸がありましたため、打合せの日程変更をお願いできますでしょうか。
急な変更、誠に申し訳ございません。
なお、私の不在の間は、弊社〇〇宛にご連絡お願いいたします。（※電話番号とメールアドレスを併記する）
ご迷惑をおかけしますことを、お詫び申し上げます。休暇明けに出社いたしましたら、改めてご連絡させていただきます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社〇〇 総務部 総務課 〇〇〇〇（フルネーム）
（3）仕事を引き継ぐ同僚へのメール
自分の業務を同僚に代わってもらう場合は、不在時に担当者が分からなくなるなどのトラブルを避けるため、確認作業を怠らないようにしましょう。
仕事の担当変更などは、事前に上司と同僚の了承を得てから、同じプロジェクトに関わっている人などにメールを送ることを意識してください。また、自分の連絡先も書いておくと良いでしょう。
自分の仕事を代わりにお願いする時の例文
【件名】
忌引き休暇による業務引き継ぎのお願い
【本文】
〇〇チームの皆様
お疲れ様です。総務部 総務課の〇〇〇〇です。
私事で申し訳ございませんが、この度 父が亡くなりました。
大変ご迷惑をお掛けしてしまい心苦しいのですが、○月○日まで休暇を頂きます。
現在、私が担当しています業務については課長と相談の上、●●プロジェクトは●●さんに、▼▼プロジェクトは▼▼さんに、お願いできませんでしょうか。
状況は、課長、●●さん、▼▼さんに直接、連絡いたします。
お急ぎのご用は、私の携帯電話にご連絡をお願いいたします。
090-＊＊＊＊-＊＊＊＊
何卒よろしくお願い申し上げます。
身内に不幸があった時は迅速な連絡を
身内に不幸があった場合、突然の事だけに迅速な対応が必要とされます。特に仕事面では、業務に支障を来さないためにも、電話での速やかな報告が求められるでしょう。
しかし、相手の都合によっては電話がつながらない可能性もあります。そんな時は、今回紹介したメール例文を参考にしてみてください。
身内の不幸は、大きな悲しみと容赦ない多忙が伴う弔事です。できる限り礼節を尽くすことが故人への供養にもなると考え、仕事相手には失礼のないメールを心掛けたいものですね。
（松本繁美）
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※この記事は2023年05月29日に公開されたものです
