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オンラインコミュニケーションに慣れない人へのアドバイス

#お仕事ハック

ぱぴこ

仕事で大成功を成し遂げたいとか、そんな大それた野望はないけど、なんとなくうまくやりたい。いつもの働き方を小さくアップデートする「お仕事ハック」を紹介します。

今回のお仕事ハックは「オンラインでのやりとりに慣れない」とのお悩みについて、ライターのぱぴこさんがアドバイス。

オンラインでのやりとりに慣れない

コロナ禍で、顔が見えない相手とやり取りする機会が増えました。そんな状況になかなか慣れずにいます。オンラインでやり取りする時に気をつけた方がいいことを知りたいです。
(30代/事務系専門職)

オンラインコミュニケーションのみに限定されると、仕事はぶっちゃけやりにくいですよね。私も慣れないです。

「会って話した方が早い」とか、「知らん人にこの依頼出すのやりづらい……」とか、「説明文が必要だからテキスト作成能力が仕事にダイレクトアタック!」とか、日々感じています。

一つひとつはちょっとしたことが、積り積もってストレスになりますよね。オンラインで完結するのは、移動がない分、楽でもあるんですけどね。

顔が見えない相手と仕事をするストレス

お客様商談だと、基本的にはビデオオンで実施するので「顔が一切見えない」ことはないのですが、社内のみの場合だとすっぴんパジャマでの仕事……なんてこともあり、ビデオオンでミーティングすることは稀です。

会社によっては「ビデオオン必須」なところもあると聞きますが、この辺は「オンの方がいい」「オフの方がいい」というどちらの意見もあり、自主性に任されていることが多いのではないでしょうか。

その結果、気がついたら1年くらい仕事上の関わりはあるのに「顔は知らない」状況は簡単に生まれます。コロナ時代のコミュニケーション、といえば聞こえはいいですが、完全オンラインコミュニケーションに移行するのはまだまだ心理的負担も大きく簡単ではありません。

オンラインコミュニケーションにリアルと同等の成果を求めない

リモートワークでの生産性の低下についての悩みでも声を大にしてお伝えしているのですが、「リモートに適する業務、適さない業務の切り分けが行われず、パンデミック下で強制的に全業務がリモート移行したのだから、生産性が落ちるのは当たり前」という意識を持ちましょう。

実際、2020年頃からコロナの影響もあり活用が一気に進んだオンラインコミュニケーションへの苦手意識は多くの企業サーベイでも出ており、リターン・トゥ・オフィス(RTO)の動きやメッセージも頻繁に見られます。

Teamsなどのオンラインツールを企業に提供する米大手IT企業マイクロソフトが米国の自社社員6万人超を対象とした自社のサーベイでも「社内間のコミュニケーション、コラボレーションに悪影響を及ぼし、従業員の生産性と長期的なイノベーションを脅かしている」というような記載が見られました(※)。

最先端テクノロジー企業の中に限った調査でも「コミュニケーションに悪影響」があるとされるくらいなので、慣れないのは仕方がない。仕方がない! 大事なことなので2度言いました。

オンラインで気をつける2つのポイント

「やりにくさ」はリアルでのコミュニケーションに比べたら絶対に発生する、ということは前提としつつ、改善に取り組む必要があります。大きく2つのポイントがあるので紹介します。

1.テキストコミュニケーションの正確性を上げる

オンライン上では、どうしてもバーバルコミュニケーション比率が下がるので、より「正確に」情報伝達をする必要があります。この時、重視されるのは、メール、チャットなどのテキストコミュニケーションです。

オンライン会議後に簡単な議事メモを送付する、メールでの表現をより丁寧にし、認識相違が発生しないようにする。「これを読めば分かる」状態を作るのは、オンラインコミュニケーションにおいて非常に重要です。

また、正確性を上げると同時に少しフランクなコミュニケーションを混ぜることもおすすめです。TeamsやSlackがあるならスタンプなどで「見たよ」的なサインを残す、メールの一部にクオーテーションマークを使うなどです。

社内文化もあるので、使うこと自体がNGの場合もあると思いますが、いつもより「少し多めにケアする」感覚を持つのがポイントです。

2.ツールや周辺機器を活用して負担を軽減する

リモートツールに慣れていない、PCのカメラ画像があらくて表情があまり分からない……などWeb特有の悩みがストレスになっている場合も多いです。自分自身もカメラに映るにあたって女優ライトを導入したらリモートカメラをオンにする抵抗感が薄れました。ZoomであればSNOWのように顔色補正機能もあります。

その他、リモート会議用のスピーカーフォンを活用することで耳の疲れを軽減したり、先方と話す際に「画面ではなくカメラを見る」ことで相手の「目」を見ているように見せたり……と小技がいろいろとあります。

こういった「リモート特有のもたつき」や「リモートだからある負担」をツールや周辺機器で軽減させることも非常に重要です。

慣れないのは自分だけではない

ちょっとした相談や雑談の機会が削り取られてしまうが故に、「慣れないのは自分だけでは」「うまくできない自分が悪いのでは」と過剰な自己責任論に走ってしまいがちです。しかし、私の周りでまったく影響がなくオンラインワークができている人というのは稀です。

以前の働き方とは根本的に違うので、自分のリズムを作ること、不慣れな点をツールやグッズでカバーすること、そもそも「リアル」よりは効率が落ちることなどを織り込んで対処していきましょう。

Point.

・オンラインでリアルと同様の効率性は担保できない
・テキストコミュニケーションの正確性を上げる
・慣れるためにもツールやグッズを活用する

(※)出展:『The effects of remote work on collaboration among information workers』

(文:パピコ、イラスト:黒猫まな子)

※この記事は2021年12月28日に公開されたものです

ぱぴこ

外資系ときどき激務OLコラムニスト。オシャレとズボラの狭間に生息し、ストレスを課金で潰すことに余念がない。趣味はNetflix、お酒、豚を塩漬けにすること。目標はゆとりのある生活(物理)。
Twitter:@inucococo
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