メール処理の習慣で仕事の能率を上げる方法5つ「話し合いが必要な時には迷わず電話」

メールチェックに時間を取られて、他の仕事が進まないことってありませんか？
忙しい人達は、次々と届くメールを一体どのように処理しているのでしょうか。
Timeが、各界の忙しい人達のメール処理術を紹介しています。

【休日の仕事メール、電話……　ON・OFFの上手な切り替え方とは】

1　返信の時間を決める
コンピューターサイエンティストのジェイコブバンク氏は、重要なメールや緊急のメール以外は、1日2回のメール返信の時間にまとめて返信することにしています。
メール返信の時間をまとめることで能率があがります。そして、別のタスクに取り組んでいる途中でメール返信をすることがなくなったおかげで、中途半端な感じがしなくなったそうです。

2　自分にとって大切なメールを見つけ出す
人気ヨガインストラクターでダイエット本の著者、ターラスタイルズ氏は、全てのメールに目を通すことは無理だと知り、自分に助けを求めているメール、自分の意思を伝える機会を与えてくれるメールを優先しています。

3　話し合いが必要な時には迷わず電話
メイクップアーティストのボビイブラウン氏は、決定事項があったり重要な話の場合、メールだと誤解が生まれやすいため、電話で話すようにしているそうです。

4　フォルダを上手に使ってメールを整理
セレブのフィットネストレーナーを務めるキャシーケイラー氏は、セレブのクライアント、定期クラスなどの仕事フォルダはもちろん、家族のフォルダや、医療に関するフォルダなどを作り、カテゴリー分けして能率を上げています。

フォルダ分けすることによって、メールを探す、それに対し行動する、削除するという3つのアクションが簡単に出来るようになります。

5　考え込まず反応する
ニューヨーク大学医学部のロシーニラジャパスカ准教授が実践しているメール処理の習慣は、美しい文章にこだわらず「ありがとう」「了解」など、短い言葉を使ってメールに返信することです。

短い言葉で返事を書くことで時間が短縮でき、相手に対してもメールを見ていることを伝えることが出来ます。

いかがでしょうか？

カナダのブリティッシュコロンビア大学が発表した最近の研究では、メールチェックを頻繁にしすぎると、ストレスの原因になることも分かっているそうです。

メール処理の良い習慣を身につけて、ストレスを少なくしたいものですね。

5 Email Habits of Very Productive People
http://time.com/3644952/productive-email-habits/

※この記事は2015年01月01日に公開されたものです