失敗しない！取引先にメールを送る際のポイント「署名の目的は、自分の所属先を明らかにする」

今や電話以上に、ビジネスに必須のツールとなっているのが、「メール」です。電話のように相手の都合に割り込まないので、比較的手軽に用件を伝えられますよね。しかし手軽な分、メールで失敗してしまう社会人男女が多いのも事実……。

気を付けるべきポイントを紹介します。

【ビジネスメールを強みに！　基本マナーをおさらい】

不審に思わせない

忙しい現代人にとって、メールは強い味方です。送る方にとっても受け取る方にとっても、「自分の都合の良い時間に送受信できる」というメリットがあります。こんなメリットに魅力を感じ、ビジネスで活用している方は多いのではないでしょうか。

しかし、こうした現状があるからこそ、気を付けなければならない点があります。それは、読む相手の手間を減らすことです。

誰にとっても手軽なメールは、簡単に送信可能です。メールを受信する側には、驚くほど多数のメールが集中してしまうことも……。大切な要件が、受信ボックスの中で埋もれ、見過ごされてしまってはいけません。そのためにはまず、件名で相手に伝えることが重要となります。

メールの件名は用件全体を要約した言葉で、そして自分の名前をつけることも忘れないようにしましょう。タイトルを見ただけで、「誰がどのような要件でメールを送ってきたのか」をわかるように意識します。

CC？　BCC？

メールを送信するときの機能、「CC」や「BCC」を、あなたはちゃんと使いこなせていますか？　今さら人には聞けないマナーを、ここで頭に入れておきましょう。まず「CC」とは、「カーボン・コピー」の略です。一度に複数の人にメールが送信できる、便利な機能です。

主送信先を「TO」に入力し、副送信先を「CC」に入力すると、同じ内容のメールが送信されます。一点注意が必要なのが、CCに入力したアドレスは、メールを受け取った人にも閲覧できてしまうこと。同じ内容を伝えたことを、情報にしたい場合には有効ですが、ビジネスでは、差し障りがあることも多いことでしょう。

「CC」では困るときに使いたいのが「BCC」です。こちらは「ブラインド・カーボン・コピー」の略で、ここに入力した人には「TO」に送るのと同じメールを送信することができます。ただしメールアドレスは、受信者から閲覧できません。

メールの署名のマナー

普段プライベートで利用するメールには、わざわざ署名をつけることはありません。しかしビジネスメールの場合は別。きちんとつけましょう。「署名なんだから、自分の名前をかけばいいんでしょ？」と思った方は要注意！　それだけでは情報が足りません。

署名の目的は、自分の所属先を明らかにすることです。もしも会社に署名のテンプレートがあれば、それを使うのが良いでしょう。ない場合には、会社名、所属部署、名前のほか、メールアドレスや会社のURL、電話番号などを記載します。

分かりやすくシンプルに、4行から5行にまとめます。

意外と知らないメールのマナー！　ギクッとした方はいませんか？　実は内心「マナー知らず」と思われていたのかもしれません。これを機に、ビジネスメールの達人を目指してみてはいかがでしょうか。

※この記事は2014年10月03日に公開されたものです