電話で話すときの基本的マナー4選「用件は手短に」
ビジネスでもプライベートでも、非常に身近になっている連絡手段と言えば、電話です。すぐに相手に用件を伝えられる反面、言いたかったことが誤解されてしまうなど、トラブルも多いものですよね。社会人ならぜひ押さえておきたい、電話で話すときのマナー4つを紹介します。
直接話すのと同じ気持ちで
電話は、相手と直接話すことができる、便利なツールです。電話を耳元にあてて話すので、つい「小さめの声でも聞こえるだろう」と思ってしまいます。しかし電話での声は、意外とこもっていて、聞き取りづらいもの。直接相手に話すのと同様に、一つ一つの言葉をハッキリと発音するようにしましょう。
中でも大切にしたいのが、最初の挨拶です。ここをハキハキと感じよく伝えられるかどうかで、相手の印象は大きく変わります。また、話の内容を決定づける「語尾」にも注意が必要です。尻つぼみになってしまわないよう、最後まできちんと伝えることを意識してみてください。
用件は手短に
電話は、受け手の都合などお構いなしでかかってくるものです。運よく、すぐに相手が電話に出てくれたからといって、ダラダラとしゃべり続けるのは禁物です。相手は「この忙しいときに……」とイライラしているかもしれません。
電話で何かを伝えるときには、まず結論から伝えるようにしましょう。もしも必要であれば、その後に、そこに至るまでの経緯を説明します。用件は手短にスピーディーに済ませるように、意識してみてください。もちろんそのためには、電話の前の事前準備が重要となります。
どうしても長くなりそうなときは
「用件は手短に」という基本を頭に入れておいたとしても、どうしても話が長くなることが予想できるケースもあるものです。こんなときの対応は、用件を伝える前に、まずは相手の予定を気遣う一言を入れるのがベストです。
「お忙しいところ、恐れ入ります。○○についてのお話で、10分ほどお時間をいただきたいのですが、御都合は大丈夫でしょうか」と伝え、相手の予定を確かめましょう。相手が「大丈夫です」といえば、そのまま話を始めてOKです。
「今はちょっと……」と言われたら、改めて都合が良い時間を伺いましょう。
電話では伝わらないことも……
電話で話すときの基本的マナーとして、多くの人がつい忘れてしまいがちなのが、こちら。「電話で伝えられる情報には限界がある」という点です。特にセールスやお願い、また謝罪などは、直接会って用件を伝えることに意味がある場合も多いものです。
電話に頼り過ぎず、上手に使いこなしましょう。
現代人にとって、非常に身近な電話というツール。あなたはマナーを守って上手に使いこなせていますか？ 自分の話し方について、今一度チェックしてみてください。
※この記事は2014年10月03日に公開されたものです
