身についていますか?ビジネスシーンに相応しい11の話し方「語尾を濁さない」「カタカナ語を多用しない」
自分の話し方が、会社の印象を大きく左右してしまうこともあります。仕事中は自分が職場の顔となっていることを自覚して、その場に相応しい言葉遣いを心がけなくてはなりません。わかりやすく、具体的で、簡潔に。そんな、ビジネスシーンに相応しい話し方をマスターしておきたいものです。
【クセになっていませんか?上から目線だと思われる話し方「普通○○だよ」】
そのポイントを中央話し方教室の代表講師・栗原君枝先生に教えていただきました。
1:話を聞くときも相手の目を見る
「自分が発言をするときはもちろんですが、相手の話を聞くときも目を見るように心がけて。会話の際に緊張してしまい、どうしても相手の目を見ることができないという人は、まず相手の顔の方へ自分の視線を向けることからはじめてみましょう。
相手のアゴのあたりをみると、自然な印象になります」
2:相手の理解度を意識する
「こちらがわかりやすく説明しているつもりでも、相手が理解できないという場合もあります。今、自分が話している内容を、相手が理解しているかどうか。会話の中では常にそれを意識しましょう。
話しながら相手の様子を確認して、もしも戸惑っているような素振りがあれば、一旦話を切って『ここまでで、わかりにくいところはありませんでしたか?』と聞いてみるのも良いですね」
3:語尾を濁さない
「『○○だと思うのですが……』や『××ではないかと……』のような語尾を濁す言い方は、話の内容をわかりにくくしてしまいます。ビジネスシーンでは特に、『です』『ます』と語尾を明確にするよう意識しましょう」
4:カタカナ語を多用しない
「『ミーティング』くらいなら、誰でも理解できるでしょう。しかし『アジェンダ』『スキーム』『コンテクスト』となってくると、伝わらないことも多いはず。日ごろからこういった言葉が飛び交う職場で働いている人は、つい外部の人に対しても使いたくなると思います。
しかし、あまり多用してしまうと、わかりにくい上に、嫌味な印象を与えることもあります」
5:略語や専門用語は場面を考えて使う
「同じ業界の人同士が会話をするなら、その業界で使われている略語や専門用語を使用することで話を簡潔に、わかりやすくすることができます。ただし、それはあくまでも相手も共通の知識を持っている場合。会話の相手が別の業界の人なら、お互いが理解し合える言葉を選びましょう」
6:6W2Hを常に意識する
「いつ(when)、どこで(where)、だれが(who)、何を(what)、誰に(whom)、なぜ(why)、どのように(how)、いくらで(how much)。これらを英語で言う場合の頭文字をとって、6W2Hと言います。
ビジネスシーンでは、この6W2Hを常に意識して話すようにしましょう。
例えば、『頑張ってやっていますが、まだ途中です』ではビジネスシーンに相応しくありませんね。『現在○○まで作業が終わっています。□□の処理に時間がかかっているため、すべての作業が完了するのは△時ごろになります』といったように、『いつ』や『なぜ』を盛り込むとわかりやすくなります」
7:「えー」や「あのー」が話の内容をわかりにくくする
「『えー』や『あのー』といった間投詞が多すぎると、聞いている側はだんだんそればかりが気になってくるものです。ときどき言ってしまうという程度なら問題ありませんが、くせのように何度も繰り返してしまう人は、言わないように意識しましょう」
8:最初に結論を言う
「ビジネスシーンでは、まわりくどい話し方は控えましょう。大切なのは、要点を簡潔にまとめて伝えることです。話をするときには、先に結論から言うように意識してください。最初の一文で、何が伝えたいのかわかるような話し方が理想的です」
9:命令や指示を受けた場合には必ず復唱する
「仕事では、命令や指示を受けることもあります。このとき、ただ『わかりました』と返事をするだけではなく、命令や指示の内容を復唱する習慣をつけてみましょう。復唱することによって、『正しく命令や指示の内容を理解した』と、相手に示すことができます。
もし誤解があれば、復唱した時点で気づくことができますので、ミス防止にも役立ちます」
10:依頼は疑問形で
「仕事をしていると、誰かに頼みごとをしなくてはならない場面も出てきます。そういったときに、『○○してください』と言ってしまうと、高圧的な印象を与えることも。依頼するときには、『○○していただけますか?』『○○していただけませんか?』と、疑問形で言うように意識してみましょう」
11:クッション言葉を使って、高圧的な印象を避ける
「誰かに頼みごとをするときには、言い方に注意が必要。そこで、ぜひ身に付けておきたいのがクッション言葉です。『恐れ入りますが』『お忙しいところ申し訳ございませんが』といったクッション言葉を先に言うだけで、ずいぶん丁寧な印象になります」
仕事の技術や知識を身につけるには時間がかかります。しかし、話し方の改善なら、今すぐにでもできるはず。今回ご紹介したポイントを、ぜひ明日からの仕事に役立ててみてください。
(OFFICE-SANGA 森川ほしの)
※この記事は2014年04月26日に公開されたものです
