相手が納得のしやすい報告の仕方とは？「メリットを重視した内容にすること」

企業の最前線で奮闘しているキャリア・ウーマンたちが増えてきています。優秀な彼女たちに共通しているスキルには「相手を説得するすべがずば抜けている」という点が共通しています。それでは彼女たちが教える実践法の一端を紹介しましょう。

【相手の判断を確実に促す方法とは？「必ず『なぜなら』を入れる」】

職場の上司との「闘い」

企業においては、相対する人物との真剣勝負の場面が多くあります。特に責任ある立場に立つ人には、言葉で相手を圧倒する資質が求められます。もちろん、「相手」とは取引先の決定権者となるわけですが、日本では、まずそれより先に、社内での闘いがあります。

すなわち、自分の意見や企画などを、上司に納得させることができなければ、思い通りの仕事ができないことが多いのです。したがって、職場のリーダーがまず克服すべきなのは、上司との「闘い」に勝ち、上司を味方にしてしまうことだといえるでしょう。

自分の意見を論理的にまとめる

自分の意見を上司に聞き入れてもらうためには、会話での「説得力」を身に付けなければなりません。そのためには、自説を要領よくまとめる必要があります。

まず「目的」を明確にし、その達成のための「方法」とそれによってもたらされる「結果」を提示します。そして最後に自説の正しさを立証する「説明」を付け加える、というのが論理的な手法です。

結論から切り出す手法もあり

日本の企業社会では、物事を決める際に労力と時間と費用がかかる場合には必ず上司から上司へと回覧され最終決済される「稟議制度」があります。重要案件の場合は、この稟議（りんぎ）書を上手に書く能力も必要とされます。管理職が最も嫌う部下は、「話がまわりくどくて何を言いたいのか分からない」タイプといわれます。書面にせよ口頭にせよ、多忙な管理職が知りたいのは結論なのです。

したがって、事案によっては経緯などを省略し、いきなり結論から切り出すという手法もあります。特に、言いにくい事柄ほど、思い切ってズバリと断言した方が効果的な場合も少なくないのです。

メリットを重視した内容にすること

社内の上司にせよ、取引先の担当者にせよ、企業の管理職が最も知りたいのは「メリット」です。その提案で、どれくらいのメリットがあるのか、あるいはデメリットはないのかなど、つまり企業の利益にかなう提案かどうかが最大の関心事なのです。

したがって、相手に提案したり報告したりする際には、「メリットとデメリット」「利益とリスク」を中心に据えた内容を、より論理的にすることが大切です。

※この記事は2013年12月18日に公開されたものです