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取引先との正しい距離感って?「メールは敬語で丁寧に」「SNSは多少フランクでもOK」

取引先や仕事上のパートナーとのメールのやりとりは「お世話になっております」と定型文ではじまり、「よろしくお願いいたします」と定型文で終わるのが常。ですが、友人いわく、取引先の人がフランクな方で、たまに顔文字などが入ったメールが送られてきたりするので、対応に戸惑っているとのこと。そういったメールにはどのように返すのがいいのでしょうか? 転職コンサルタントの藤原純衛さんに聞いてみました。

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「ビジネスの場であれば、メールのやりとりはあくまで真面目にやったほうがいいと思います。ある程度親しい間柄でしたら、(笑)や(汗)くらいは付けるかもしれませんが、顔文字は勧められませんね。〈礼儀・マナー〉と〈親しみやすさ〉はちがいますから」

まさに親しき仲にも……というやつですね。でも、向こうがフランクなメールを送ってきた場合、通常どおりに返すと、この人ちょっと固いな、と思われたりしないでしょうか。
「取引先とはメールのやりとりだけではなく、実際に会う機会があると思います。そういうときに話せばわかることですし、問題ありません。私は後輩だろうが友人だろうがメールは敬語を使って丁寧に書きます。でも直接会ったときは呼び捨てで呼んでいますよ」

ビジネスメールの文面とリアルなコミュニケーションは別物ということですね。

最近は取引先とFacebookやtwitterなどのSNSで繋がることも多いかと思いますが、そこでの書き込みも礼儀を重んじるべきでしょうか。

「SNSはビジネスを離れたプライベートな部分が大きいので、そこまで畏まらなくていいと思います。個別でメッセージを送る際も、向こうが顔文字をつけてきたりしたら、こちらも同じように顔文字をつけて返していいと思いますよ。ただ、あまり自分からは仕掛けないようにしたほうがいいでしょう。あくまで相手の出方次第です」

ビジネスメールはあくまで礼儀を重んじ、SNSはある程度フランクでもOKとのこと。場面場面で使いわけて、取引先といい関係を築いていきましょう。

「ちなみに、取引先とのやりとりはすべて自社と取引先とのお付き合いになるので、退職時にはすべての名刺を置いていくことになります。メールアドレスも携帯電話も会社支給であれば、退職後にそれで連絡をとることはできません。でも、SNSは別。そこで個人的なお付き合いになっているならば、その限りではないと私は思います」

時代によって相手との付き合い方もさまざま。ビジネスとプライベートの垣根を超えて、良好な関係を築けていけるかは、あなた次第かも!?

(齋藤ジョン市/清談社)

※この記事は2013年09月03日に公開されたものです

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