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ロジカルな文章を書くコツは?「三部構成」「MECE」

●ビジネスでは、ロジカルな文章が求められる
誰でも一度は上司などから、自分の書いた文章が分かりづらいと指摘されたことがあるはず。あるいは自分の意図が伝わらず、困った経験があるはず。では、ロジカルな文章を書くコツはどういうものでしょうか?

●前提条件の整理から
まず文章を書く前提条件を整理する。誰が、誰にあてた文章か、読み手はどういう目的で読むのか、読み手は何を期待されているか、といったことを明確にする。

例えば、社内の節電の依頼文章の場合、書き手は総務課長、読み手は全社員、節電の必要性や具体的な方法等が書いてあり、期待されるのは現場での確実な実践、といった具合。

●三部構成で書く
ビジネス文章は、三部構成で書くのが原則。導入部、本論部、そして総括部。導入部では全体概要(結論と主な理由など)を示し、本論部でロジックを示し、総括部で全体概要を再度示し、次に必要なアクション等を最後に示す。総括部は短い文章では省略されることが多い。この場合、準備段階ではまず本論部を構築するのがコツ。

●本論部は階層に分けて考える
ビジネス文章で、結論のあるものはまず結論を第1階層と考え、第2階層は主な理由(キーラインとも呼ばれる、つまり鍵となる文章)、そして第3階層以降はそれぞれの主な理由の根拠を示すことで、読み手が必要な階層まで掘り下げていく。

例えば、情報システムの不具合の調査報告の場合、ハード、ソフト、運用などのそれぞれについて階層を掘り下げることが必要となる。それは再発防止が必要であるから。階層が少ない例では、スーパーのチラシ。この商品がなぜ安いのかは少ない階層で済む。「きゅうりの形の選別を省略したため、安くご提供しています」 など。

●MECEを確保する
MECE(ミーシーあるいはミッシーと読む)とは「漏れなく、重複がない」こと。英語では、Mutually Exclusive(重複がなく) and Collectively Exhaustive(全体を包括している)といった内容。つまり、本論部の同じ階層の中で、過不足がないこと。覚えやすいのは、「ジャンケン」。ジャンケンは、グー、チョキ、パーがあって初めて成立する。グーとチョキだけでは、いつもグーが勝ち、パーとチョキを兼用するようなものを出せば、負けない、これではゲームは成立しない。

文章のロジックでも同じ。例えば、協力会社の評価などに使われるQCD。クオリティ(品質)、コスト(価格・原価)、デリバリ(納期)の3つの視点から評価するなど。

まずキーラインでMECEしていること。MECEするフレーム(枠組み)は、ビジネスによって異なるので注意が必要。そのさらに下の第3階層以下でも同じ階層内の文章の塊ごとにMECEを確保するのは当然のこと。

こうした本文のロジックがしっかりしていれば、読み手も理解しやすい。ご自分のビジネス文章を上記の観点からチェックしてみましょう。また、さらに深く学びたい場合は、「ロジカル・ライティング」といった書籍が出ているので読むことをお薦めします。

(文:深山敏郎/(株)ミヤマコンサルティンググループ/コミュニケーションズ・スペシャリスト)

著者プロフィール

コミュニケーション改善の請負人として、高級ホテル、外食チェーン、外車ディーラー、IT企業など、20年で延べ4万人あまりを直接指導。夢は、英国でシェイクスピア芝居を英語で上演すること。 http://www.miyamacg.com/ お問合せ先:info@miyamacg.com
執筆協力:石井公一(いしいきみかず 中小企業診断士)

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