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雑学 生活

電話中に上司に呼ばれた!優先すべきは……上司?電話?

新入社員にとって、緊張度の高い仕事といえば、突発的な電話応対です。基本的に電話では、一対一で対応をすることが求められます。また電話をかけてきた側にとっては、相手が新人かどうかは関係のないこと。こうしたプレッシャーも、緊張度アップの原因となっているのでしょう。

【知らずに恥をかいてしまった大人のマナー1位「電話対応のマナー」】

こんなときにも慌てない! すぐに対応できるコツを紹介します。

■正確に聞き取り、そして伝える

新入社員がいきなり電話をとっても、対応できる内容はごく限られています。仕事の内容どころか、まだ職場の人間関係も把握できていないのですから、これは当たり前のこと。「自分だけでなんとかしようとする」のではなく、「分からないことはすぐに誰かに確認する」という心構えが必要になります。

そのためには、自分が聞いたことを、確実に周囲に伝達する必要があります。

まずは焦らず、手元に紙とペンを用意しましょう。そして、誰が誰に、いったいどんな目的で電話をかけてきたのかを把握していきます。相手によっては「分かってくれて当たり前」と、説明を端折(はしょ)ることもあるでしょう。

こんなときでも焦らずに、きちんと一つずつ確認することが大切です。

そうして用件を聞いたら、電話を回すべき相手に内容を伝えます。それが誰か分からないときには、先輩や上司の指示を仰ぎましょう。また職場には、時にセールスの電話もかかってくるでしょう。しかし電話の重要度を新入社員が勝手に判断するのは、難しいものです。

必ず指示を仰ぐようにしましょう。

■初めてでも「いつもお世話になっております」

電話では「初めて話す人」に対応することも珍しくはありません。ビジネス電話の挨拶の定番と言えば「いつもお世話になっております」ですが、初めての相手にも、この挨拶を使っても良いのかどうか……迷う方もいるかもしれませんね。

正解は、「使っても良い」です。自信を持って「いつもお世話になっております」と伝えてください。

なぜなら会社にかかってくるビジネス電話は、「個人に」ではなく「会社に」かけられているものだからです。電話の受け手は、会社の代表者です。会社と取引をしてくれている相手に対して、代表者としてきちんと挨拶の言葉を伝えましょう。

■電話中に上司に呼ばれた! 優先すべきは……?

新人にとって、上司や先輩の支持は大切なもの。呼ばれたときには、速やかに動くのが基本です。しかし、もしもそれがお客様との電話の最中だったとしたら……どちらを優先するべきなのか、迷ってしまいますよね。

会社の利益は、お客様あってのものですから、優先するべきなのは当然「電話中のお客様」です。しかし上司を無視するのはオススメできません。こんなときには席から立ち上がり、電話中であることを、しぐさで上司へと伝達しましょう。

電話が終わったら、すぐに上司の元へと向かいます。すぐに動けなかったことをおわびして、命令や指示を受けます。

電話応対が苦手……と感じる新入社員は多いはず。しかし、いつまでも避けているわけにはいきません。最低限のコツさえ覚えておけば、大きな失敗には繋がりません。紙とペンを用意して、積極的に電話をとってみてくださいね。

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