取引先に直接訪問はNG！電話でアポイントを取る際のルールとは？

取引先に営業に！　しかし、アポ無し突撃で訪問すると、相手にも迷惑がかかります。そんな営業はいまどき成功しません。事前のアポイントが需要なのです。電話でアポイントするときのルールを確認して成功させましょう。

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いきなり電話をしない！

訪問するからと何も考えずに電話をする人がいます。これではアポイントを取ることなど出来ません。電話をする前に「訪問する目的や理由」と「自分の空き時間」を確認しておきましょう。また、「担当者の名前」もできる限り調べておきましょう。

「担当の方おられますか？」というアポイントは不審がられてしまいます。それと意外と忘れがちなのが「説明用資料」や「筆記用具」です。相手の話を聞き漏らさない体制を整えてから電話をしても遅くないのです。

アポイントの流れを覚えておこう

電話をかけて、いきなり相手がいるか聞く方がおりますが、不信感しか生まれません。まず、自分の会社名と部署、名前をきっちり名乗り、挨拶をしましょう。そして、「恐れ入りますが」というクッション言葉を使った上で、アポイントを取りたい相手の部署と名前を伝えましょう。

相手が出たら、手短に用件を伝えることも重要です。相手も忙しいのです。その配慮ができないアポイントは無視されがちです。また、相手の都合を優先して訪問日時を決めましょう。自分の都合を押し付けるアポイントは成功しません。

メールを効果的に使うアポイント

電話では忙しくて余り長々と話をする人は嫌われがちです。相手のメールアドレスがわかっているのでしたら、電話でのアポイントでは要点かつ相手の興味を引く内容を話すようにし、詳細などはメールで送るというのもひとつの手です。

ただし、その場合は、メールを読む時間がある程度に少し先の日時でアポイントを取った場合に限られます。また、必ず前日にメールで「明日○時に訪問いたします」と確認を取るようにしましょう。

アポイントを難しく考える人もいますが、電話の向こう側にいるのも同じく人間です。相手の気持ちや環境を考えてアポイントを取ることを心がけましょう。そして、断られた場合は「次の機会」と気持ちを切り替えてがんばりましょう！

※この記事は2014年12月17日に公開されたものです