コピー機の使い方で問われる、その人の評価「コピー枚数を聞くのはもちろん、用紙のサイズを確認」

「OLの仕事はコピー取りとお茶くみ」と揶揄されたこともあり、誰でも出来る仕事のように言われがちなコピー取り。しかし、このコピー機の使い方一つで、仕事ができる人かどうか、その人の評価が決まってしまうのです。

では、評価が上がるコピー機の使い方とはどういうものでしょうか？

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基本は原本通り、だけど上司の指示を守る

「コピーを取ってきて」と言われてすぐに取りに行く方がいますが、これではいけません。コピー枚数を聞くのはもちろん、用紙のサイズを確認してからコピーを取りましょう。原本と用紙のサイズが違っている場合は、縮小拡大をして印刷をするのか、それとも原寸コピーでいいのか確認するのも、評価が上がります。

また、裏紙を使用している会社の場合、裏紙にコピーなのか、それとも新しい紙にコピーするのかも必ず確認しましょう。お客様に提出するものを裏紙にコピーしたら怒られてしまいますからね。

コピーが終わった後の気遣いも評価対象

コピーが終わったら、必ず枚数を確認します。そのときに、白紙や余分な部分をコピーしていないかどうかも確認します。余分にコピーしないことに越したことはないのですが、上司に提出した後に不備が見つかれば、評価は下がってしまいます。

そして、コピーが終わりコピー機を離れる前に行う作業があります。それは、コピー機のリセットボタンを押して、枚数や設定を元に戻しておくことです。これを忘れると、次の人に迷惑がかかることがあります。

ここまで出来るとポイントアップ！

時間に余裕があれば、コピー機の紙の残量やトナーが少なくなっていないか確認するとなおいいでしょう。紙が少なくなっていれば紙を補充しておくと評価が上がります。トナーが少なくなっている場合は、新規のトナーがあるかどうか確認し、ない場合は担当者に連絡をしておく気遣いが、あなたの評価を高めることでしょう。

ただし、上司の急ぎのコピーの場合は、枚数確認やページの過不足がないか確認し、リセットボタンを押して上司に提出してから紙やトナーの残量を確認しましょう。次にコピーする人がいたら、その人に一言声をかけておくと良いかもしれません。

「コピーを取る」という誰でも出来ると思われている仕事だからこそ、その人の本質が出やすい仕事でもあります。たかがコピーと気を抜かず仕事をこなす人こそ、社内で高い評価を得ることができるのです。

※この記事は2014年10月15日に公開されたものです