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社内会議は始まりと終わりが重要「出だしに目的を明確化」「発言するなら、序盤」

長い割には効果が感じられにくい社内会議。正直、「メールでいいのでは?」なんて思ってしまう会議も多いはず。こんな会議を少しでも実り多いものにするために、部下はどんなことに気を使えばいいのでしょうか?

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会議を実り多いものにするには、横やりを入れないことが大事

社内会議を少しでも実り多いものにするためには、横やりをなるべく防ぐのが大事です。会議が実り少ないものになってしまうのは、主に「議題に関係のない意見が出され、会議の方向性が脇道にそれてしまう」こと。ひとつの提案が強固な反対を受け、参加者が畏縮してしまい、「自由で活発な意見を参加者が提案できなくなる」ことがあります。

つまり会議に横やりが入ることで、会議そのものが実り少ないものになってしまうことが多いのです。これが入らないようにするためには、「今日の会議で、何を実現するか」をまず出だしで明確にしてしまうのが大事です。

発言するなら、序盤を狙おう。根回しも忘れずに

会議を実り多いものにするには、出だしで会議参加者全員に「今日の会議で、何を実現したいか」を伝えておくのが大事です。そのためには発言は序盤にしておくのが肝心。感情的に反対論を差しこんでくる参加者がいた場合、他の参加者が気を利かせて、会議の流れを元に戻してくれる可能性があります。

また会議の方向性を決定する会議の進行役に、あらかじめ「今日の会議で、意見を絶対にまとめたい」「今日の会議で決めないと、スケジュールが間に合わない」と伝えておくのも大事です。進行役に伝えておけば、会議進行の邪魔となる横やりを防いでもらいやすくなります。

横やりを防いでくれた人、自分の意見に賛同してくれた人には、必ずお礼を

また会議は終わりも肝心です。議題に意見を貸してくれた人、会議に参加してくれた人へのお礼はもちろん、特に自分の意見に賛同してくれた人や、会議の進行をスムーズにするために横やりを防いでくれた人には、必ず後で一言お礼を添えるようにしましょう。

会議を前向きに進めてくれた人へ感謝の気持ちをあらわしておけば、次の会議でも力になってくれる可能性が高くなります。会議終わりのお礼は、忘れないようにしましょう。

社内会議は長い割に、実りがなく終わることも多いもの。少しでも実りの多い会議に変えるなら、出だしと終わりが肝心です。ぜひ積極的に、会議に参加してみましょう。

※この記事は2014年06月14日に公開されたものです

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