「読んでもらえない」メール4つ「長い」「件名が普通」「添付見れない」「同送」

毎日10通、20通、中には桁違いのメール数が送られてくるという人も多いはず。そんな中で、メールを読んでもらうにはどうすればいいのか？読まれやすいメールを作るためにも、まずは「読んでもらえないメール」はどんなものなのか、チェックしてみましょう。

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長いメールは、スクロールするのが面倒で読まない!?

「結局、何が言いたいのかわからない」タイプの本文が長いメールは、読んでもらいにくいメールです。読んだり理解したりするのが大変なメールは、スクロールすることすら面倒臭く感じられがち。長いメールをどうしても送らなければならない時は、はじめに「結論」を書き、次いで「そこに至った経緯と理由」、「詳細」を順に並べて、わかりやすく把握できるようにしましょう。

また、日時、金額、人数など数字のデータは、余白に気をつけて見やすい配置をする。押さえておいてほしいポイントは箇条書きにするなど、読む人が見やすいように、メールの構成を考えることも大切です。

件名がつまらない、ありがち

メールの件名は思っているよりも大切です。のっぺりとした「○○の件」などの件名では、まず開こうとは思いません。緊急性や重要性がないメールでも、件名が目を引けばメールを開いてもらいやすくなるために、工夫してみましょう。

例えば、「○○の件」というメールならば、先頭にわかりやすく「緊急！」とか「重要！」などの文言を入れてもいいですし、結果をズバリ件名に書いてしまうのも、読む人の注意を引きます。

添付ファイルを開かないと、中身が見られない…

メールにつけた添付ファイルは、よほど重要な内容でなければ、まず開いてもらえません。なぜならば、開くことでウイルスの危険にさらされてしまうことや、いちいちダウンロードする操作が面倒くさいためです。

添付ファイルの中身が、テキストでも送れそうな内容ならば、あえて本文に貼りつけて送ってしまったほうが読まれやすくなります。不要な添付ファイルならば、積極的に省きましょう。

転送メール、同報メールは「誰かが読んでるだろう」と放置されがち

例えば、会社の上司に仕事の進捗(しんちょく)状況を説明するために、取引先とのメールを全て転送したり、チームメンバーに同報メールで送ったりしてはいないでしょうか？このようなメールは、実は「誰かが読んでるだろう」と放置されることがあります。

なぜならば、転送メール・同報メールは「読んでほしい」というよりも、「逐一、報告してるよ」という自己保身の意味合いが強く、読む必要があまり感じられない場合があるからです。

こんなメールばかり送っていると、いざという時に読んでほしいメールがなかなか読んでもらえません。いざという時にメールを読んでもらうには、日頃から「不必要なメールは送らない」、「要点を整理してメールで伝える」ことにも注意しましょう。

※この記事は2013年07月28日に公開されたものです