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やる気が上がる、メールテク「山田さんでいいです→山田さんでなければダメなんです」

現代の意思疎通で欠かせないメール。直接言いづらいことでもメールならば……という方も増えています。メール必須の今、その上手な使い方もぜひ身に付けておきたいものですね。中でも、「相手のやる気をアップさせるメールテク」は、ビジネスにも応用可能。メールで職場環境を良くして、モチベーションアップを図りましょう!

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○○で、いいです。

誰でも、「自分でなければダメなんだ」と思う場面では、やる気が出るもの。一方、「誰でもいいんだ」と思う場面では、なかなかやる気を出すことはできません。そんな気持ちはなくっても、つい使ってしまいがちな文面が「○○で、いいです」というもの。誰かに何かをお願いされた時に、「○○さんで、いいです」と言われたら…、「そうですか」と冷めてしまいそうです。

では、どんな文面ならば相手のやる気を上げることができるのでしょうか。それは「○○でなければダメ」という気持ちをしっかりと伝える文面。「ぜひ○○さんにお願いしたいです」と言われれば、「よし!」という気持ちにもなりますよね。何かをお願いするときには、その人が特別な存在であることを強調しましょう。

どうせ△△だけど

人からの提案に対し、頭から「駄目」、「無理」と決めつけると、相手のやる気は失せてしまいます。つい使ってしまいがちな「どうせ△△だけど」という言葉は、非常に断定的でネガティブです。冷たい雰囲気のメールになってしまいます。

相手のやる気を上げるためには、まず相手を肯定することが重要です。良い点を見つけ、認めるのがおすすめ。また、単に「なるほど」という言葉を最初に打つだけでも、メールの雰囲気は大きく変わります。その後、「もっとこうすると良くなる」と、具体的な方向性を示します。同じ「ダメ出し」メールでも、ポジティブな印象で「よし!もう一度頑張ろう!」という気持ちになりやすいですね。

どちらでもいい

「決定権を譲る」ことで、相手への気遣いにも思えるのが「どちらでもいい」という文言です。しかし実はここには落とし穴が…。実際に顔を合わせずに、コミュニケーションをとるメールでは、微妙なニュアンスを伝えることが出来ないのです。「どちらでもいい」は「どうでもいい」と思われかねません。
どちらがいいのかを問われたら、きちんとどちらかを選択しましょう。また、どうしてそれを選んだのかもきちんと記載します。

「どちらも素晴らしくって選べない」という気持ちならば、「甲乙つけがたいですが…」という文言が便利です。自分の気持ちをしっかりと伝えてくれます。

人のやる気をアップさせるためには、「相手を認める」ことが重要。しかし、これがなかなか難しい…と言う方もいるのでは?そんな時に、便利なメール。直接伝えづらくても、文面を少し工夫するだけで、相手を認め、やる気をアップさせることが出来るのです。頻繁に利用するものだからこそ、高い効果が実感できそうですね。

※この記事は2013年07月26日に公開されたものです

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