来年こそは脱汚部屋！　たまりがちな「書類」の保管方法

片づけの最後の難関と言われているのが書類関係……。

一つひとつ内容を確認しないと、何が必要で何が不要かの判断ができないため、つい後回しにしてしまう人も多いのではないでしょうか。

そんな書類もいつかは整理しなくてはいけません！

そこで今回、エアトランク整理収納アドバイザーの角一まり子さんに教えてもらうのは、書類の片づけ方と、保管方法について。

「来年こそはきれいな家を保ちたい！」と思う人は必見ですよ！

書類を片づける時の手順とポイント

今年一年ためてしまった書類がある人は、一度片づけの仕組みを作ってみましょう！

ためずにきれいをキープできる方法をお伝えします。まずはステップに沿って進めてみましょう。

1．書類を全部集める

家にある書類を一度全部集めましょう。

この時、帳簿型ファイル（リングファイルや2穴ファイル、ポケットタイプのファイル）に入れている書類がある場合は全部取り出してください。

使わなくなった書類はすぐ処分しないと、どんどんたまってしまいますよね。でも、綴じこんでしまった書類は、取り出す手間がかかってしまうのでつい放置してしまいがち。

ページごとにめくって見ることができるので扱いやすく便利な帳簿型ファイルですが、不要な書類まで綴じこみ、廃棄しづらくなります。中身を一度見直し、廃棄までの流れを作るのが書類管理の第一歩です。

2．書類を選別する

全部出し終えたら書類を選別していきましょう。

電気・ガス・水道などの請求書、説明書、DMなど、書類は全て種類別に分けて管理することが大事です。都度内容を確認したり、探したりしないためにもできるだけ誰でも分かるようなカテゴリーで分けるのがポイントです。

また、すぐに返信が必要な書類や期限がある書類は【期限アリ】というカテゴリーを作ることで見る場所を意識する事ができ、うっかり忘れを防止できます。

3．不要なものは処分する

使い終わった書類はすぐ処分するのが書類整理の基本です。すでに不要なものがある場合は捨ててしまいましょう。

書類の管理方法

ここからは、書類の管理方法を紹介していきます。

ファイルボックスに入れて管理する

不要になった書類をすぐ処分することができるように、出し入れがしやすい状況をつくることが大事です。そこでおすすめなのが、ファイルボックス。

ファイルボックスに立てて入れることで、しまうことも捨てることもすぐできるようになります。

ファイルボックスに個別フォルダを使って書類を立てて収納すると、挟み込むだけで出し入れしやすく、綴じこんでいないので抜き差しが簡単になり、不要な書類を廃棄しやすくなります。個別フォルダがなくてもクリアファイルでも同じように分けて使うことがきます。

ラベリングをする

書類を分かりやすく管理するために、見出しをつけるラベリングをしましょう。自分の生活に必要なカテゴリを全てつくっておくと、管理がしやすくなります。

この時、期限があるものを入れる「期限つきフォルダ」、中身をすぐ確認できないものを入れる「とりあえずフォルダ」をつくっておくのがおすすめです。

また、ラベリングに紙の付箋を使うと剥がれやすかったり、すぐ破れてしまったりするので、強度の高いフィルムタイプの付箋を選ぶといいですよ。

スキャンしてデータ化させる

後で内容だけ分かればいい書類に関しては、データでとっておくといいかもしれません。

書類に限らず雑誌や書籍なども、全部とっておく必要がなければ見たいページだけスキャンしてデータで残しておくと、部屋に本が山積みになることもなくなりますよ。

書類は選別して、使い終わったらすぐ処分

内容まで目を通さないと何が何だか分からなくなってしまう書類関係。だからこそ、しっかり選別して管理することが大事になります。郵便物なども届いたらすぐ開封する癖をつけましょう！

また、うまくデジタルと使い分けて、よりスマートに書類を管理できるように取り組んでみてください。

（監修：角一まり子、文・編集：マイナビウーマン編集部）

※この記事は2021年12月30日に公開されたものです