お断りメールの注意点や書き方のポイント・例文を紹介

ビジネスにおいては、相手の要望に対して断りを入れなくてはいけない場面が必ずあります。

どんなふうに対応すれば失礼な印象にならないか、迷うことも多いでしょう。

その後の関係を良好に保つためにも、お断りする際のメールの書き方や注意点について知っておきましょう。

お断りメールを送る前の注意点

まずは、お断りメールを送る前に、確認しておきたい3つのポイントを紹介します。

（1）結論は何なのかを分かるように伝えること

角が立たないようにと思うあまりに曖昧な返事を送ってしまうと、「これはOKということなのか、お断りなのか、どういう意味なのだろう？」と相手を困惑させ、余計な時間と手間を掛けさせます。

そのため、「お断りのメールである」と伝わることが大事です。

失礼にならないように、どうしても曖昧な表現になりがちかと思いますが、「検討中」「条件次第では承る」というような、相手側の対応に迷いが生じるような書き方はしないことです。

（2）言葉そのものに気を使うこと

お断りすることが分かるようにすることは大切ですが、「お引き受けいたしかねます」「お断りいたします」だけでは、突き放した冷たい印象を与えます。

特にメールでは、表情や声の調子などの感情が伝わりにくいので、クッションとなるような寄り添いの言葉からスタートします。

「申し訳ございませんが」「大変恐縮ではありますが」「残念ながら」「せっかくですが」など、残念に思う気持ちが伝わる表現を心掛けます。

（3）感謝の気持ちを伝えること

そもそも、先方から依頼や提案をもらったということは、こちらを信頼してくれているということです。

そのため、その気持ちに応えられないことに対して、相手を気遣う言葉を添えるのは大切です。

「ありがたいお話なのですが」「身に余る光栄なことなのですが」「お引き受けしたい気持ちはあるのですが」「お役に立てず恐縮ですが」など、感謝が伝わるようにします。

また、締めの言葉として「より一層のご活躍をお祈り申し上げます」など、相手の仕事がうまくいくことを願う言葉があるとより気持ちが伝わるでしょう。