目指せデキる大人女子!「ビジネスメール」編
ビジネスメールのマナー、あなたは自分が完ぺきにできていると思っていますか?「できてる…と思う多分」とちょっと自信満々とは言い難い気持ちの人も多いのではないでしょうか? もう仕事でビジネスメールをばんばん使っている人も、あまり使わない人も、マナーを確認してみてください。
【【働く女子の実態】実録:「!?」と思ったビジネスメール】
ほんとうにそのマナーあってる?
ビジネスメールのマナー、きちんと守れていますか? 「失礼な文面じゃなくて、用件がちゃんと伝わればいいんでしょ?」などと単純に考えてはいないでしょうか? ビジネスメールには、言葉遣いなどの当たり前の礼儀以外にも、たくさん気を配らなければならない部分があります。
的確な連絡ツールはメール? 電話?
まず、大前提に相手に連絡したい内容が、本当にメールで良いか考えていますか? メールというのは、確かに相手に伝えた内容の記録は残りますが、緊急を要する内容であった場合には連絡方法として適しません。すぐにでも返事が欲しい内容のときは、電話を使いましょう。
電話をしてから、詳細はメールで伝えるなどの配慮をすれば、お互いがスムーズに仕事をできます。
件名は分かりやすさ第一
メールを送る段になった際に気を付けるべきなのは、その内容の分かりやすさ。件名に「おはようございます」や「お疲れ様です」なんて書いていませんか? 件名はそのメールの内容が一目で分かるものが望ましいです「●●の件についてご相談です」と概要を記してから、自分の名前もあると良いでしょう。
内容もシンプルに。しかし、相手が不快に思うようなつっけんどんな表現にならないように気を付けましょう。読んだ相手にどう感じるか、を常に念頭に置くのが大切です。
添付ファイルの有無は必ず記入
ファイルを添付する際は、メール本文の中に必ず、どんな内容のものをいくつ添付したのか記しましょう。また、大きなサイズのファイルを添付する際は、事前に相手へ電話かメールで予告をして送りましょう。「え、この前のメールにファイルなんてくっついてませんでしたよ?」などという痛い行き違いを防ぐことができます。
大まかなマナーを挙げましたが、あなたはすべて守れていましたか? ビジネスメールは、とにかく「相手が読んでどう感じるか」をちゃんと考えることが重要です。「自分だったら、こんなメールをもらえると仕事がはかどる」というイメージを持ちましょう。
※この記事は2014年12月24日に公開されたものです