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雑学 生活

会議の準備、時間を掛けるほど失敗してしまう訳とは?「資料が分厚い」

会議を失敗させないためには、準備が重要だと言われていますよね。特に大切なのが、進行を助けるための「資料」です。必要な情報を目いっぱい掲載しようとして、資料作りに時間をかけてしまっていませんか?実はこれこそが失敗の元なのかもしれません。

【ムダな資料作り? 残業? 「できない上司がしがちなこと」】

準備に時間を掛ければ掛けるほど、失敗しやすくなる理由を説明します。

■会議はコストがかかるもの!?

一回の会議には、実は多くのコストがかかっています。「参加するメンバー数」×「会議の時間」の人件費はもちろん、準備にも時間がかかるもの。会議の失敗を防ぐためには、まずはこの意識を共有する必要があります。会議自体は、議論が白熱し、発展的な内容になることもありますので、一概に「無駄」とは言い切れません。

しかし必要以上に詳細な、分厚い資料を作る時間は、完全に無駄と割り切った方が良いでしょう。

■結局読みます

会議の主な目的は、「プレゼンテーション」とそれに対する「議論」です。どちらも、参加メンバーの「口」を使って行われるもの。当然ですが、資料はそのための補助にすぎません。しかし時に、「分厚い資料を作成し、それを読むことに終始する」というプレゼンを行う方がいます。

渡された資料を読むだけなら一人でもできますし、あえて本人に読み上げてもらう必要もないでしょう。資料を読むだけの会議では、視線はもちろん「手元の資料」へと向かいます。目の前の「人」から、新しい情報が出てこないため、当然の現象だと言えるでしょう。

結果として、参加メンバーのモチベーションを下げてしまうのです。

■資料が分厚くなるのは……

一般的に、会議での発言に自信が持てないときほど、資料が分厚くなりがちだと言われています。自分の頭の中に明確なビジョンがないため、自分の言葉で話すことが出来ず、結果として文字に頼ることになります。こんな傾向から抜け出すためには、まず簡略化した資料の作り方を覚えましょう。

大切なのは、「書くべきこと」と「書かなくても良いこと」をきちんと区別することです。「会議の目的」を記載した上で、何かを決める際には、そのために必要となる「判断材料」を提示しておきましょう。

■資料配布のタイミングは前日!

会議の資料と言えば、会議の直前に全員に行き渡ることが多いものですが、実はこれも無駄なことです。何かを決めるべき会議で、その判断材料となるデータが直前にしか手に入らなかったら……すぐに考えをまとめるのは難しいでしょう。

資料を配布するタイミングは前日がベスト。「会議の目的」と「データ」がきちんと掲載されていれば、参加者それぞれが、ある程度自分の立場を認識して会議に臨むことが可能です。これが、会議の無駄な時間を省いてくれるのです。

会議の準備は、実は凝りすぎなくてOKなのです。ただし、「時間をかけなければそれでOK」というわけでもないので、必要な情報だけを厳選し、まとめるスキルを磨いてくださいね。もちろん、誤字脱字チェックもお忘れなく!

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