あなたの説明が相手に伝わらない理由「一方的に話し過ぎ」「オチがわからない」

プレゼンなどを任されたときに、サラリとこなせれば格好良いですが、なかなかそうはいきません。人前で話すことに苦手意識を持っている女性も多いでしょう。聞き手にうまく伝えられなかったり、言いたいことがきちんと言えなかったり……。人に何かを説明するというのは、とても難しいものです。

【気になる上司・同僚・後輩の口癖】

がんばっているのに説明が相手にきちんと伝わらないのはなぜなのでしょうか?　その理由について、中央話し方教室の代表講師・栗原君枝先生に、お話を伺いました。

●聞き手との一体感が大切

「誰かに何かを説明するとき、話し手は聞き手よりも目線が上になってしまうものです。これは、『とにかく言いたいことを全部言わなくちゃ』という気持ちになっているからで、聞き手のことは無視している状態です。これでは聞き手に伝わるはずがありません。

大切なのは、話し手と聞き手が一体となること。一体感が生まれて初めて、聞き手は話を理解できるのです。話し手は謙虚な姿勢を忘れずに。聞き手にも協力してもらって初めて、自分の言いたいことが伝えられるのだということを、よく理解しておきましょう」

聞き手の反応に気を配る。わかりにくい部分がないか、説明の途中で聞き手にたずねてみる。そうして聞き手とコミュニケーションを取ることで、自分本位な話し方を改善できそうです。

●そもそも何に関する説明なのかわからない

「突然、細かい説明から始めてしまう人が多いのですが、プレゼンなどではまず、これから何について話すのかを明確にしておいた方が良いでしょう。

『まずは、○○についての説明です』というように先に示しておけば、聞き手は聞く準備を整えることができます」

相手が専門家ばかりなら良いかもしれませんが、誰が聞いてもわかりやすい説明を目指すなら、まずは「何について話すのか」を示すのがポイントだそうです。

●話したい内容のすべてを、一気に伝えようとしている

「説明したい内容は、一つだけとは限りません。一つのプレゼンで、いくつもの要素を解説しなくてはならないこともあります。そういったときに、すべての内容を一気に伝えても、聞き手は混乱してしまうだけです。

そこで、プレゼン内容をいくつかのブロックに分けて、区切ってしまう方法が有効です。『ここまでは○○の説明でした』、『続いて××の説明に移ります』と、話の切れ目を明確にすると、聞き手にとってはわかりやすくなるでしょう」

プレゼンなら、事前準備の段階で全体をいくつかのブロックに分けておくと良さそうですね。

●説明内容に関する理解が足りない

「誰かにわかりやすい説明をするためには、自分がまずその内容をしっかり理解しておく必要があります。しかし、これは実は難しいことなのです。

『どんな方面からの質問が出ても、しっかり答えられる』ことが、きちんと理解しているかどうかの境目だと思います。プレゼン準備の中で、聞き手からどんな質問が出るかを想像してみましょう。

できるだけいろいろな方面からの質問をシミュレーションして、それに答えられるようにしておけば、準備万端です」

自分だけでは想像できる質問に限りがあります。そこで、同僚などに協力してもらって、質疑応答のシミュレーションを行うのも良いですね。もしも答えられない質問があれば、まだ自分自身の理解が不十分だということです。

●発声・発音が悪い

「実は、話が相手にきちんと伝わるかどうかには、発声と発音が大きく関わっています。どれだけ優れたプレゼンを準備していても、発声・発音が悪ければ台無しです。人前で話すなら、声が出やすくなるように、発声・発音練習をしておくと良いですね」

「あえいうえおあお……」といった発声練習を、仕事前の習慣にしてみるのも良さそうです。

人前で話すのがどうにも苦手だというみなさん。今回ご紹介したポイントなら、明日からでも実践できそうではありませんか?　できる女に一歩近づきたいという人は、ぜひともお試しください。

(OFFICE-SANGA 森川ほしの)

※この記事は2013年08月10日に公開されたものです