親切のつもりが不親切になっているかも？仕事のアポ取りの基本をおさらい「アポをとるときは要点のみを」

仕事のアポ取りは、他人とのコミュニケーションを円滑にするためには非常に重要なもの。普段何気なくやっている人でも、実は相手を不快にさせてしまっているかもしれません。そこで今回は、アポ取りの基本をまとめましたので、今一度おさらいしてみてくださいね。

【アポなしで来たお客さまに対して「アポはお取りですか？」がダメな理由】

選択肢を用意して選んでもらう

相手に対して「いつがいいですか？　こちらはいつでもいいです」というような言い方をしてしまう人は多いはず。一見親切のように思えますが、具体的な日時が見えないだけに相手は候補を絞りづらく、不親切になってしまいます。

このような場合はこちらから候補となる日時をいくつか用意して伝え、相手に選んでもらうといいでしょう。もしその日時がどちらも都合が悪いと言うことであれば、他の候補をこちらから再度伝えて選んでもらうことできます。

また、最初に伝えた候補日時を相手が断った場合、相手側から日時の希望を伝えてくることがあります。この場合は「日にちはいいけど時間は変えたい」「○曜日なら大丈夫」などとより具体的な話になることが多いですから、相手が都合のつきやすいのはいつ頃なのかというめどがつきやすくなります。

今後もアポ取りをするということならそれを参考にして、最初に伝える候補日時にするといいでしょう。

アポをとるときは要点のみを

電話やメールでアポをとる場合、直接相手の顔を見て会話しているわけではないため、感情は読み取りづらくなります。そのため連絡ついでに売り込みたい商品の話などを具体的に持ち出してしまうと、あっさりと断られてしまうことも。

アポを取るということは相手に時間の都合をつけてもらうということでもありますから、まずはそれにあわせて要点のみを簡潔的に伝えることに専念しましょう。

相手の望む情報を提供する

アポ取りの目的が商品の売り込みである場合は少なくないもの。しかしそれを最初からアピールしてしまえば、ほとんどの場合まともにアポすら取れず、互いの関係も悪くなってしまいます。まずは相手が興味を示しそうな情報を用意し、それをアポ取りの際に少し持ち出してみましょう。

そうすれば相手も積極的にアポ取りに応じ、双方にメリットのある状況が生まれます。

アポ取りは相手が初対面であればあるほど気を使うはず。しかし基本をおさえておけば決して難しいことではありませんから、ぜひ積極的に行ってみてくださいね。

※この記事は2014年12月03日に公開されたものです