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コミュニケーション能力不足な人には共通点があった? 「伝わらない……」を会話テクで解消する方法

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仕事や恋愛面などで、自分のコミュニケーション能力不足を感じることはありませんか? マイナビウーマンが実施した働く女性向けアンケートの中でも、コミュニケーション能力不足を感じている人が実に85%も*! 特に中堅社員になると、上司と部下の板挟みになり、コミュニケーション能力の高さが求められるようになります。そこで、よくある職場のシーンからあなたのコミュニケーション能力をチェック! 絶対にやってはいけないNG対応と理想的な対応を、東京未来大学の磯友輝子先生に教えていただきました。

*マイナビウーマン調べ 2017年5月
18歳~の働く女性対象 有効回答数199件

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東京未来大学
モチベーション行動科学部
磯友輝子准教授

日本大学国際関係学部および名古屋大学文学部を卒業。東京未来大学こども心理学部専任講師として着任し、こども心理学部准教授を経たのち、現在に至る。専門分野は社会心理学。心理学研究法、コミュニケーションの心理学、コミュニケーションスキルなどの科目を担当する。著書多数。

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コミュニケーション能力
ケーススタディー1

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新入社員に、簡単なデータ整理を依頼。お願いした時に、締め切りの時間をちゃんと伝えたのに、その時間が過ぎても報告が全くない! まだ作業中のようだけれど、進捗状況もわからない……。

働く女性200人にアンケート! あなただったらどう対応する?

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1番回答の多かった『声をかけて不明点がないか確認する』は、新入社員に対する初期の段階としては望ましい方法だと思います。ですが、そのとき“どのように声をかければいいか”悩みますよね。先輩の声のかけ方次第で、後輩のその後の反応も変わります。

声の掛け方:NG回答
「なぜできなかったの?」

ついつい言いたくなってしまうこの回答。ですが、相手にとってはできないことや過去の失敗を追及されているような気がしてしまいます。

声の掛け方:OK回答
「何が難しいの?」
「どこの部分で止まっているの?」
「どうやったらできる?」

Why(なぜ)ではなく、What(何)やWhere(どこで)などに置き換えてみましょう。また、「どうやったらできる?」(How)を使って、完成という未来までのステップを意識させてもいいですね。具体的な問題点を後輩自らが考えて、自分の口で言えるように、“引き出す質問”で聞いてあげるとよいでしょう。

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これも大事!

「何時までにできる?」事前の目標設定
「どんな感じ?」途中の進捗確認

締め切りの時間を事前に相談して決めたり、途中で進捗を確認したりすることで、その仕事を自分で進めているという決定感や責任感を持たせることも効果的です。自ら問題点を引き出せる力がついてきたら、『時間が過ぎていることを指摘する』や『自ら言ってくるまで放置する』という段階に移ってもよいでしょう。

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これはNG!

自分で巻き取って仕事を終わらせる

時間がないからと自分でやってしまったり、「こうやるって教えたじゃない」と先回りして教えてしまうのはNG。後輩が仕事を覚える機会や自分で考えて相手に伝えるコミュニケーションスキルを高める機会を奪ってしまうことになります。自分でやってしまうほうが早いかもしれませんが、相手の成長を考えて向き合うほうが、あとあと自分が楽になるかも。

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コミュニケーション能力
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いまいち考え方が合わない上司。そんな上司のやり方に納得できず、なんとなくモヤモヤして仕事へのモチベーションが下がり気味に……。後輩からも同じような悩みを相談され、なんとも答えられない状況。このままじゃ、業務に支障をきたしてしまう! そんな時あなたならどうする?

働く女性200人にアンケート! あなただったらどう対応する?

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「上司はきっと理解してくれる」と思い続けると疲れてしまうこともあるので、『それが上司のやり方なんだとあきらめる』のも時には必要です。『話しやすい同僚などに愚痴を言う』のも、一時的なストレス解消法のひとつだと思います。しかし、解決しないまま放っておいては、ただただ状況を悪化させてしまうかもしれません。

とはいえ、上司に苦言を呈すのは至難の業。単に文句を言うだけでは自分の印象が悪くなるだけですので、『上司に「納得できない」と正面から訴える』ときには以下のポイントを押さえてみてください。

上司への伝え方:OK回答

上司のやり方の影響で問題が発生した事例を表す客観的なデータ(仕事の受注量の変化など)を持参し、「現状」を視覚的に伝える

自分の主張はころころと変えず、一貫させる

一貫性のないメッセージは説得力が弱くなります。

一方的に相手を非難せず、質問する⇒相手の意見に耳を傾ける⇒主張をする

非難ばかりすると相手も聞く耳を持たなくなってしまうので、後輩への伝え方と同じように、What(なにが)、How(どうしたら)、Where(どの部分で)で始まる質問を用いながら、自分も主張しつつ、相手の意見にも耳を傾けることを忘れずに。

上司と自分の1対1で話す

誠実に話に来てくれたと思ってもらうためには、部下の大勢で押しかけるのではなく、『上司を食事や飲みに誘って』上司と自分の1対1で話すのが理想的ですね。

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こんな方法もGood!

漏れ聞き効果の利用

ちょっと高度な技ですが、直接伝えるのが難しい場合は、「立ち聞き」させるのもひとつの手。誰かと誰かが話しているのを、「たまたま」通りかかった上司に聞かせます。直接言われるより、「たまたま」耳にしたことを信じてしまう心理(漏れ聞き効果)を利用して、「自分のこと?」と意識を自分に向けさせてみましょう。

人事や他の上司に相談して指摘してもらう

このような場合には、うわべの変化だけでなく、上司の心からの変化が生じるような影響力をもつ相手、例えば、上司が信頼している同僚の上司など、慎重に相談する相手を選ぶ必要があります。

▼関連リンク~上司を上手にコントロールできる!?~

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コミュニケーション能力不足の解決は、「勉強するだけ」! 性格に関係なくコミュ力は身につけられる?

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他者と良い関係性を築き、社会に適応するために必要な力を『社会的スキル』と呼びます。その要素のひとつがコミュニケーション能力です。社会的スキルは自転車に乗ることに例えることができます。乗れなかった自転車が、練習をして乗れるようになるのと同じように、社会的スキルも “人間関係を構築する”場数を踏むことで、高めることができます。

そのためにも、自分という人間を客観的に見つめ直すことから始めましょう。コミュニケーション能力不足には大きく分けると2通りのタイプと考えられます。

① 引っ込み思案で自分から率先してコミュニケーションができないタイプ

② 間違ったコミュニケーションスキルを身に付けているタイプ

自転車でいえば、前者は「練習不足で自転車がふらふらする」状態で、後者は「ブレーキの使い方を覚えなかったのでスピードを出しすぎてしまう」状態と言えるでしょうか。自分がどちらのタイプか悩む人は、率直な意見をくれる身近な人、たとえば家族や友人などに、自分のコミュニケーションの問題点を聞いてみて、見極めましょう。苦手なところがわかったら、それを、日々の生活の中でトレーニングするつもりで、他者と接していくことがコミュニケーション能力を上げることにつながります。

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社会的スキルをに関する知識を学べるのが、『心理・コミュニケーション』『経営』『教育』の3領域からモチベーションを学ぶことができる東京未来大学の『モチベーション行動科学部』。自分のモチベーションをコントロールすることから、集団でのさまざまな問題解決に役立つ実践的な知識を身に付けることまで、多角的に学ぶことができます。最短1ヶ月から受講が可能です! パソコンやタブレットなどで学習できるので、移動中や昼休みなどのスキマ時間を活用して勉強できます。お仕事だけでなく、家族や恋人との日常的なコミュニケーションにも役立つのも魅力。コミュニケーション能力をアップさせて、毎日をもっと前向きに過ごしてみませんか?

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(1)自宅のパソコンから受講・受験ができるので、自分のライフスタイルに合わせて学ぶことができる!
(2)科目等履修生であれば最短1カ月で修了できる!
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東京未来大学 通信教育課程
こども心理学部 モチベーション行動科学部
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*マイナビウーマン調べ 2017年5月 18歳~の働く女性対象 有効回答数199件

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