漠然とした質問を上司からされた場合の返し方は「5W2Hで」

質問には「答えやすいもの」と、「答えにくいもの」があります。例えば「お客さんは何時に来る？」という質問は前者ですが、「お客さん、どうなっている？」という質問は、何を聞かれているのかわからず答えにくいですよね。

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しかし、後者の質問を連発する上司がいるのも事実です。こんな上司に上手に対応するコツを紹介します。

聞く力が足りない上司なのかも……

仕事で上司と話すとき、お互いの意図をきちんと理解して、コミュニケーションをとることは非常に重要なことです。これを怠ると、「この前聞いたときには、『はい』と答えたじゃないか！」「いえ、聞かれていませんけど……」なんてすれ違いが起きることも、じゅうぶんに考えられます。

「言った」「言わない」は水掛け論に発展しやすく、結果として自分の評価を落としてしまうことも……。こんな事態を避けるためには、上司の意図を正確に把握する必要があるのです。

部下に対して、何を答えるべきなのか分かりづらい「漠然とした質問」を投げかけやすいのは、「人の話を聞く力が足りない上司」だと言われています。部下の方がそれを補い、相手が本当の求めている情報を与えることで、評価を高めることができるのです。

5W2Hで対応しよう！

では、こんな上司にあたってしまったら、具体的にどのように対応するのが正しいのでしょうか。それは、相手の質問に対してまず質問で返し、相手の意図を探るという方法です。

このときに使えるのが5つのWと2つのHです。これは「When（いつ）」「Where（どこで）」「Who（だれと）」「What（なにを）」「Why（なぜ）」と、「How（どのように）」「How much（いくら）」を示す言葉。

例えば「アレはどうなっている？」と上司に問いかけられたら、「アレとは○○の案件についてですか？」「納期についてでしょうか？」などと、上司が聞きたい内容を絞り込んでいきましょう。上司の質問の意味がわからないからといって、「さぁ……」と曖昧に返すのはオススメできません。

また上司が聞きたいこととは的外れの答えを返しても、「そんなことは聞いていない」と言われてしまうだけ。相手の意図を上手に探って、評価アップを目指しましょう。

漠然とした指示、命令にも

この方法は、上司からの指示や命令を正しく理解したいときにも活用できます。「アレ、やっといて」という漠然とした指示を出す上司は、意外と多いものです。上司の意図を正しく理解していないと、「まだやっていないの!?」「それじゃないよ！　あっちだよ」などと、トラブルになってしまいます。

漠然とした指示を聞いたら、「いつまでに」や「だれと」などを、質問で確認しておきましょう。

上司からの漠然とした質問に、答えられなかった経験がある方は意外と多いはず！　こんなコツを身につけて、上手に対応できる部下へと変身してみてください。

※この記事は2015年01月21日に公開されたものです