取引先に訪問したいけど、どうやってアポイントをとればいいの？

時間の予定がかみ合わなかったらどうしよう、断られたらどうしようと、初めて取引先に訪問のアポイントをとるときはとても緊張しますよね！　不安になってパニックになりそうなときは、ぜひ参考にしてみてください。

【アポなしで来たお客さまに対して「アポはお取りですか？」がダメな理由】

まずは電話をする前に、伝える内容をまとめておこう

アポ取りで伝えなければならないのは、どういう用件で相手に会いたいのかということ。逆に聞かなければならないのは相手の都合のいい日時です。まずはさっと口から出るように、メモなどにまとめておきましょう。また同時に自分のスケジュールもチェック。

空いている日にちを確認し、またできればここにしたいという希望の日時があれば再度確認しておきましょう。

自分が誰かを名乗り、訪問の目的を伝える

伝えなければならない情報・聞かなければならない情報・自分のスケジュールを確認したら取引先に電話をします。担当者につながったら会社名と名前を名乗り、どういう用件で訪問したいのかを伝えます。緊張していると早口になってしまいやすいため、ゆっくり丁寧に話すよう心がけましょう。

訪問に了解をもらったら、都合のいい日時や場所を聞く

訪問することに取引先から了解をもらったら、次は都合のいい日時や場所を伺います。基本的には訪問する側が、訪問される側の都合に合わせて日時や場所を調整します。

ただし動かしようがないスケジュールが埋まっていて、相手の都合のいい日時に合わせられない……ということもあるもの。もしもこんなケースなら、まずは一度相手の予定を伺ってから、謝罪と共に「申し訳ございません、あいにくその日は……」とこちらの事情を説明し代替案を提示しましょう。

また代替案を提示するときはいくつか候補を出して、必ず訪問先の相手に選んでもらうようにしましょう。また訪問場所に指定された場所が初めての場所だった場合は、最後に日時や場所を復唱しましょう。

最後にお礼で締めくくる

アポイントが取れたら必ず最後はお礼で締めくくります。取引先に時間と手間を割いてくれることへの感謝を込め、丁寧にお礼の言葉を伝えましょう。

初めてアポイントを取るときは、とても緊張するもの。ぜひ緊張で頭が真っ白になり伝えるべきこと・聞くことを忘れないように、あらかじめメモを取ってからアポイントを取るようにしてみてくださいね。

※この記事は2014年12月28日に公開されたものです