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「ネガティブメールは週末に」「覚えておいて欲しいメールは週明けに」―メールを送るベストタイミング

急ぎの用事ではないけれど、送らなくてはいけないメールがあったとき、気配り上手さんならきちんと意識したいのがそのメールを出すタイミング。相手の気持ちを考えて、最適なタイミングで送り、どんな内容だったとしても相手が不快に思わないように配慮するにはどうすればいいのでしょうか?

【マナー特集[メール・文書]】

楽しい週末の前に、このメールだけは目を通してほしい!

「●●さんにメールを送らなきゃ! うーん、でもいつ送ればいいかなぁ」と悩んでしまうような内容のメールを「いいや、とりあえず送っちゃえ!」なんて、深く考えずに送ってはいませんか? 電話と違い、いつでもチェックできるメールとはいえ、送るタイミングをまったく考えないようでは、「気配りの出来る人」とは言えません。

受け取った人の心の負担にならないタイミングで送るのが、本当の「気配り上手」。では、どんなタイミングで送れば「気配り上手」な配慮ができるのでしょうか?

このメール、いつ出せばいいかな……と悩んだら、一拍置いて考えて!

たとえば、何かのミスの報告、上手くいかなかった案件に関する報告など、ネガティブな内容なものは、すぐに対策が必要ではない限り、すぐに忘れて欲しいもの。そんな内容のメールのときは、できるだけ週末に送るように心掛けましょう。

週末で休みを取ることにより、相手の心が仕事より、プライベートに傾くため、メールで与えたネガティブな印象を軽減させることができます。

楽しい週末の前に、このメールだけは目を通してほしい!

逆に、「このメールの内容はしっかり覚えておいてもらいたい!」というときは、週明けに見てもらえるように送りましょう。月曜日、大体の人が最初にするメールチェック。「さあ、一週間がまた始まったぞ」と意気込んでいるときに、見てもらえば、相手の記憶にも残りやすく、休日の間もメールの内容を考えさせてしまうようなこともありません。

このように、メールの内容、タイミングによって相手に与える印象は変わります。何も考えずにただ送るのではなく、ぜひ送信ボタンをクリックする前に、果たしてそのメールを今送るべきか、ちょっと考えてみましょう。そのたったワンクッションが、あなたを「気配り上手」と周囲に印象付けます。

※この記事は2014年12月08日に公開されたものです

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