悪い報告をするときに気をつける3つのポイント「なるべく早く」「言い訳より情報」

自分のミスや失敗で悪い結果を招いてしまった場合、叱られたり、大問題に発展したりするのが怖くて、上司になかなか言い出せなかったりしますよね。ただし悪い報告は、しっかりポイントを押さえておけば恐れるものではありません。

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むしろ早いが勝ち！　悪い報告で気をつけたいポイントをご紹介します。

悪い報告があるときは、まっさきに

悪い報告ができてしまったとき、まず上司に伝えるかどうかを真っ先に考えてしまいがちですが、これはNG。上司はトラブルが起こったときに、真っ先にそれに対処しなければならない責任を持っています。つまりトラブルが起こったときにどうするのかは上司が考えることであり、どう対処するかは上司の仕事なのです。

悪い報告を伝えないまま放置しておくと、それを処理しなかった責任を上司が問われてしまいます。また上にあげないで自分が処理するのは、上司の仕事を自分が奪うということ。権限の垣根を踏み越えて、スタンドプレーをするということなのです。

だからトラブルが起こったときは、慌てず騒がず、まずは真っ先に上司に報告しましょう。それが部下の役割であり、部下がやるべき仕事なのです。

上司目線に立って、伝えるポイントを考えよう

悪いことを報告するときは、つい叱られるのが怖くて弁明ばかりを口にしてしまいがち。しかし上司が知りたいのは、そのトラブルをどう対処すれば乗り切れるのか、考えるのに必要な「情報」です。「弁明」は緊急性のあるトラブルほど、上司にとって邪魔な情報なのです。

悪いことを報告するときは、まず真っ先に結果を報告し、それまでの経緯をわかりやすく的確に伝えるようにしましょう。弁明は後からいくらでもできます。誰が悪いのかは置いておき、5W1Hにそって、なぜそのようなことが起き、どうしてトラブルに発展したのかを客観的に把握して説明するようにしましょう。

上司に、何をどうしてほしいのかを明確にしよう

悪いことを客観的に報告したら、次に上司にどう動いてほしいのかを伝えなければなりません。その上で、最終判断を上司に仰ぎます。

上司に動いてほしいことを伝えるときは、より前向きな目線でトラブルを見て、どう対処すべきかを考える必要があります。例えばクレームへの対処なら、要求をのむのか、厳しくつっぱねるのか、なあなあで濁すのか、どの手段が一番会社にいい影響をもたらすのかを前向きに検討してみます。

悪い報告に「いい材料」がついていれば、上司もそれだけ動きやすくなります。「転んでもただでは起きない」という気持ちで、前向きにトラブルからいい材料を掘り起こしてみましょう。

悪い報告をしなければならなくなったときは、必要以上に事態を深刻に受け止めがちですが、報告をためらえばためらうほど問題が大きくなる可能性が高まります。ぜひ悪い報告はポイントを押さえて、早め早めに報告するようにしましょう。

※この記事は2014年06月16日に公開されたものです