作業効率がアップするデスクの使い方「資料は『進行中』『未進行』で分ける」

オフィスのデスクは、人によって個性が分かれるもの。まわりに資料が山積みになっている人もいれば、電話とパソコン以外何もない人もいるだけに、仕事をする上でどちらが良いのか悩んでしまいますよね。そこで今回はデスクの使い方で仕事の作業効率をアップさせる方法をご紹介しましょう。

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デスクは自分の心をうつす！整理整頓を心がけよう

デスクまわりは自分の部屋と同様、自分の性格や本質が表れやすいもの。作業効率をアップさせるには心に余裕を持てるように、整理整頓を心がけるのが大事です。「そんなこといわれても手を付けなきゃいけない仕事が山ほどあるし……」という考えこそが余裕のない証拠。

山積みになっていてもどれだけ仕事があるのかわからないですから、まずは机の上を電話とパソコンだけにする気持ちで取り掛かりましょう。

よく使う文房具は取り出しやすい引き出し手前に

ペンや付箋など仕事で欠かさず使う文房具類は、デスクの1番取り出しやすい引き出しの手前に入れます。仕切りがないなら空き箱などで作っても良いでしょう。予備分や使っていない文房具は別のところへ移動させ、最低限必要なものだけを。

資料は用途別に分けて引き出しへ

デスク上に積んである資料はすべて目を通し、「進行中」「未進行」といったように分類分けしましょう。すでに使い終わった資料だけれどそのうち使うかもしれないものはそれ用のフォルダを用意するなどし、不要なものはその都度処分することを心がけて。

分け終わったら書類を立てて入れられる引き出しや本棚にまとめ、すぐに見分けがつくようにラベルを貼っておくといいでしょう。

ものの場所を決めて、必ず戻す癖を

片付けるのが面倒になると、ついデスクの上に置いてしまって散らかる原因になります。基本はものを増やしすぎずに、必ず置く場所を決めて戻す癖を付けること。視線に入るものが多すぎることで情報量が増えると、作業に集中できなくなってしまいます。

仕事が終わって帰るときはデスクも整理整頓し、あわせて心もリフレッシュさせると良いでしょう。

作業効率が上がれば片付けることへの余裕も出てくるはず。もしあなたのデスクが散らかっているのであれば、時間のあるときに一気に手を付けて、作業効率を今よりもっと良くしてみましょう！

※この記事は2014年05月12日に公開されたものです