説明上手になるための12の心得「話を短くする」「ポイントが複数ある場合は、その数を伝える」
仕事でもプライベートでも、説明下手で損をしてしまう場面はありませんか? 聞き手にストレスを与えているのでは……と不安になってしまうこともありますよね。上手に説明できる人と、そうでない人では、どういった部分が異なるのでしょうか。
中央話し方教室の代表講師・栗原君枝先生に、説明上手になるための心得を教えていただきました。
1:大きな声で話す
声が小さいだけで、同じ内容の話をしていても伝わりにくくなります。普段あまり大きな声で話さない人も、何かを説明をするときには意識的に声を大きくしてみましょう。
2:大切なことを最初に話す
日本人は、「○○だから、△△になって、その結果■■になりました」と、原因や経過から話し始める傾向が強いようです。しかし、わかりやすく説明するためには、要点を先に話すことがポイント。「結果は■■です。その理由は○○で……」と順番を入れかえるだけで、伝わりやすくなります。
3:できるだけ話を短くする努力を
たくさん話せば、それだけわかりやすくなるというわけではありません。話の要点をできるだけ簡潔にまとめ、話を短くした方が伝わりやすくなります。また、話が短いと、要点が聞き手の記憶に残りやすくなります。
4:一つの文章を短くする
「○○なのは、△△が理由なのですが、××なら△△にならず、▲▲の問題もクリアできます」
この一文には、たくさんの要素が盛り込まれていて、非常にわかりにくいですね。
「○○なのは、△△が理由です。××にすると△△になりません。そして、▲▲の問題もクリアできます」
このように、一つの文章を短くすると、わかりやすくなります。
5:理由やポイントが複数ある場合は、その数を伝える
複数の項目を説明したいときには、その数を先に伝えましょう。「これを選んだ理由は3つあります」「今から、○○についてのポイントを4つ説明します」といった形で話せば、聞き手は項目がいくつあるのかを意識しながら説明を聞くため、話の内容を理解しやすくなります。
6:これから何を話すのか、先に宣言しておく
突然、本題が始まると、「何の話が始まったのかな?」と聞き手が混乱することも。「これから、○○についての説明をします」。この一言を最初に入れるだけで、とてもわかりやすくなります。
7:キーワードは特に大きな声でわかりやすく
キーワードを強調することで、要点が相手に伝わりやすくなります。最も簡単な強調方法は声を大きくすること。説明書などでは、特に注意する部分が赤字や太字で記載されています。これと同様に、口頭で説明するときには、キーワードを特にはっきりと、大きな声で伝えるように心がけてみましょう。
8:否定ではなく、肯定を心がける
選択肢があって、そこから何かを選ぶといった場合、できるだけストレートに、「Aを選択します」と肯定することを心がけましょう。
選択肢がABCの3つなら、「BとCは選択しません」でも、Aを選択することが伝わります。しかし、聞き手としては回りくどく感じられ、Aを選択したことが印象に残りません。
9:事実と想像や感想はハッキリわける
「意外なことにアンケートは半数以上がYesという結果でしたが、おそらく5年後では同じ結果にならないでしょう」
これでは、事実と想像や感想が一緒に述べられていて、わかりにくいですね。最初にアンケート結果という事実を述べ、そのあとで「私は意外だと感じました」「これは予測ですが、5年後に同じアンケートを～」とハッキリわけて伝えることで、聞き手の混乱を防ぐことができます。
10:曖昧な表現を避ける
「たぶん○○です」「××だと思います」
こういった曖昧な言い方は、説明内容をわかりにくくしてしまいます。事実としてわかっていることには、曖昧な表現を使わないようにしましょう。不確かな内容を述べるときには、確かな内容と区別するために、「これは想像ですが」「記憶が曖昧ですが」と前置きするとわかりやすくなります。
11:余計な仕草は控える
説明の内容ももちろん大切ですが、話をしているときの仕草にも注意が必要。髪の毛を触る、ペンを手でもてあそぶ、大げさな身振りなど、余計な仕草が多いと、聞き手は話の内容に集中できなくなってしまいます。
12:相手の方へ体を向けて話す
体を聞き手以外の方向に向けたまま話をすると、声が届きにくい上、話し手の表情が伝わりません。そのため、聞き手に退屈な印象を与えてしまいます。ホワイトボードなどを使って説明をするときには、聞き手に背を向けたまま話さないように注意しましょう。
まとめ
ちょっと意識するだけで、改善できそうなポイントばかりですね。説明が下手だから……と人前に出ることを避ける前に、「説明上手になるための心得」を試してみませんか?
(OFFICE-SANGA 森川ほしの)
※この記事は2014年01月29日に公開されたものです
