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会議や打ち合わせが下手なあなたへ。スムーズに進めている人のコツ

会議や打ち合わせは仕事を円滑に進める上で欠かせないものですが、ストレスがたまりやすく、論争に発展しやすいなどトラブルも絶えません。この問題をうまく解決して実りあるものにしていくためにはどうすればいいのでしょうか?

【仕事の効率を下げている原因は?「上司」「会議」「私のせい」!?】

適度な休憩を取る

論争になると、収拾がつかなくなってしまいせっかくのいい意見も生かされなくなってしまいます。

場の雰囲気が悪くなってきたら、気分転換するといいでしょう。休憩時間をとったり、お茶やコーヒーを淹れたりして、一度リセットしましょう。気分が落ち着くことで「言い過ぎたかな?」と反省し、相手の意見も受け入れる心の余裕が出てくるものです。その後はお互いに冷静になって、やり取りができるようになるでしょう。

「あんたこそ!」はNG

論争になると、つい使ってしまうのが「あんたこそ!」という言葉です。人は責められると自分を守ろうとして、このように「悪いのは自分だけではない」と態度で示そうとするのです。でも、これはNG。「あんたこそ!」と言われたほうはカチンときて素直になれなくなります。結果的に激しい人格否定の言葉のやり取りが続き、決定的な亀裂が生まれることにもなりかねません。

話が横にそれていってしまった時は

はじめは議題に沿って冷静に話し合いをしていたのに、そのうち意見がぶつかり始めて議論のための議論になってしまう時があります。

こういう状態になってしまったら、一度誰かが話の腰を折ってしまいましょう。「ちょっと待ってください。皆さん、会議の目的を忘れていませんか?」と声をかけることでみんなハッとして本来の目的を思い出すはずです。そこから仕切り直して建設的な話し合いに持っていけばいいのです。

生産的な会議にするコツ

議論の相手が「いいから黙って俺の話を聞け!」などと言ってきた場合。思わずカチンときますが、ここは冷静になって言われた通りにしましょう。そうすれば、自分の主張が受け入れられたと感じ、相手の気持ちが少し和らぎます。相手の話を最後までじっく

り聞いて、それから「でも自分はこう思うんだけど…」と切り出せば相手も同じようにこちらの話を聞いてくれるものです。

話を聞いていて理解できないと思うことがあったら、遠慮せず質問しましょう。

分かってないのに分かったような顔をしてしまうと、後で困ることになります。話の腰を折るわけですから「お話の途中すみません。今のところでちょっと質問があるのですが…」などとクッション言葉を入れましょう。

※この記事は2013年09月11日に公開されたものです

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