【専門家が教える】書類・プリントの正しい整理&管理方法とは?

【専門家が教える】書類・プリントの正しい整理&管理方法とは?

我が家の娘は小学生。学校から毎日、たくさんのプリントをもらってきます。しかし娘任せにしていたら、提出期限を一週間過ぎてしまったプリントを発見……なんてことも。そこで、プリントの管理方法を娘と一緒に見直してみました。小学生でもできるプリントの管理方法、もちろん大人でもやり方は同じです。ぜひ参考にしてみてくださいね。


こんにちは! SPACE PLUS+東京の整理収納アドバイザーの斉藤夏枝です。

「後で整理しよう」「とりあえずここに置いておこう」……放っておくとどんどん増えてしまう書類やプリント。

整理できていないと、いざ必要なときにプリントが見つからず、探しまわることになったり再発行を依頼する手間がかかったり……我が家の娘のように提出期限に間に合わない! なんていうことにも。

書類整理は、ルールをしっかりと作れば、意外と簡単なんです。ルールができると、娘の提出物の忘れ物はなくなりました。

今回は小学生でもできるプリントの管理の方法と、プリント・書類の管理に使えるオススメグッズをあわせてご紹介します。

原因を探ろう! なぜ娘はプリント提出ができなかったのか

娘にはプリントを入れるクリアファイルを持たせています。もともと「ここにプリント類はいれようね」というルールを作っていました。

本人が選んだお気に入りのクリアファイル。仕切りがたくさんついているタイプです。

仕切がたくさんついていたので、娘はもらったプリントを適当にクリアファイルにはさんでいました。

また、ドリルやノートまでなんでも一緒にはさんでしまい、クリアファイルがパンパンに!

その中に提出したつもりだったけど、提出すべきプリントが埋もれてしまっていたようです。

自分も、「プリントは親に出してね~」の声掛けだけで、実際に確認していなかったことも重なり、未提出となってしまいました。

プリント整理の第一歩は見直しから

娘と一緒にプリント類を整理してみると、小学生が管理するプリントを5つのグループに分けることができました。

【グループ1】保護者が記入し、先生に提出しなければならないプリント

【グループ2】学校から保護者への案内プリント

【グループ3】宿題プリント、先生が採点済・直しも終わり、返却されたもの

【グループ4】今日の宿題プリント

【グループ5】暗唱のプリント、パンフレット、友達とのお手紙など、本人がしばらく持っておきたいプリント

小学生でもできる! プリントの管理の仕組み作り

クリアファイルに仕切りがあることを活かして、プリントの住所を作ります。

場所を決めて、ラベルを作成しました。

あまり細かく分けるのが苦手な子どもには、ざっくりと管理できていればOKというゆるいルールを作りました。

一番手前の仕切は「ていしゅつぶつ」。お家の人から、先生に提出するプリントを入れる場所です。
ここはグループ1のものを入れます。学校についたら、先生に提出!

二番目の仕切は「てがみ」。とにかく学校からもらったプリントは、すべてここに入れることというルールにしました。グループ2・3・4です。このグループのものはかならず、全部お家の人に見せる必要があるものです。

グループ2のお家の人へのプリントは、親が管理します。
グループ3の採点済プリントは確認して、家の「終了プリントボックス」にいれます。
グループ4の今日の宿題は、娘がやるもの。

それ以外の仕切は、あえてラベルをつけていません。そこは娘が自由に使える場所。ここにはグループ5の娘がしばらく持っておきたいプリントやパンフレット、お友達とのお手紙など自由に使ってもらいます。

また、当然ですが、親も声かけだけでなく、実際にファイルを確認して未提出のプリントがないかチェックすることにしました。

この仕組みにしてからは、娘もプリントの管理がしやすくなったようで、うまくいっています!

書類・プリント管理で大事なことは

大事なのは、プリントの管理のルールを決めること、場所を決めること、それが維持できるようにラベルをつくることです。

また、毎日のようにプリント類は増えていきますので、家に入ってきたときに分類するのが大事!

基本は「都度処理」です。

プリントを溜め込んでまとめてやろうとすると、分類に余計に時間がかかります。実際、その場で見て確認し、処分できるプリントの方が多いですよ。

書類管理にオススメのふせん

書類管理にオススメなのが、この「フィルムふせん」。こちらはダイソーで購入しました。

フィルム素材でできているので、紙のふせんより丈夫! やぶれにくく、はがれにくいです。

このふせんは単なる目印というふせんの使用方法だけでなく、ラベルとしても使えます。2WAYのふせんです!

まとめ

書類管理は難しくないんです。分類ルールが最初からきちんとできていれば、書類は溜まることなく管理できます。

分類も細かく分けすぎず、大きなグループで管理した方が小学生にはラク。これは片づけるのが苦手な大人の方にも応用できます。

・分類ルールが維持できるように、書類の場所を決めてあげる
・場所がわかるようにラベルを作る
・溜め込まず都度処理する

この3つを意識してプリント管理を攻略しましょう!

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お部屋を上手に片づけてスッキリさせるコツ
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※本記事は公開時点の情報であり、最新のものとは異なる場合があります。予めご了承ください。

この記事のライター

転勤族育ちで転勤族の妻となり、頼る人がいない土地での子育て。
頼ったのは、「モノ」でした。

子供が生まれてモノが爆発的に増えてしまい、片づけられなかった経験をしてから、「お片付け」を体系的に学ぶ。
「片付け苦手を克服!」のHPを立ち上げ、お片づけのヒントやアイデアを発信中。
多数の引っ越し経験からどんな暮らし方にもFITするシンプルな定番の収納が得意。
■個人向けのご自宅お片付けサービス
■事業主様向けのバックヤードや書類お片付け仕組み作りサービス
■整理収納アドバイザー認定講座の講師
■スマホアプリのコラム執筆掲載など
「片づけのチカラ」を伝えるために活動している。
お部屋が整えば、ココロも整う。

Webサイト:https://spaceplus2017.com

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