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【専門家が解説】書類整理に使えるファイル活用法

【専門家が解説】書類整理に使えるファイル活用法

たまった書類は、ファイルを使って整理しましょう。ここでは、書類を上手に仕分ける方法を解説。さらに、常時チェックしておきたい書類、定期的に確認をする書類、保管しておきたい書類別におすすめのファイルを紹介。書類整理に、ぜひ参考にしてくださいね。


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こんにちは! ライフオーガナイザー・オフィスオーガナイザーで看護師の竹本ひろこです。

「後で整理しよう」「この仕事が落ち着いたら片付けよう」……その都度思うものの、結局なんだかんだと後回しにしてしまい、気付けばデスク上や引き出しの中は書類の山になってしまっていること、ありませんか?

今回は、山積みにしてしまいがちな書類をすっきり片付けるコツや方法をご紹介いたします。

書類の整理は、まず分類から!

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書類を整理するには、まず「分けること」が大切。ファイリングを行う前に、まずは手元にある書類を種類ごとに分類してみましょう。使う場所や人で分けてもOKです。

書類の分類方法

(1)進行中のもの

今もこれからも「使う」「動く」書類です。

例:返信が必要な子どものプリント
  未払いの請求書
  免許証更新の通知はがき など

(2)参照するもの

何かにつけて参照する必要がある「使う」書類です。

例:子どもの行事予定のプリント
  取扱説明書
  旅行のパンフレット など

(3)保存するもの

とっておく必要がある重要な書類です。

例:確定申告の控え
  保険証券
  不動産の権利書 など

▽参考文献

徹底図解 成果が必ず出る! ビジネス整理術

¥ 1,080

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書類整理にはコツがある? ポイントをチェック

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必要ない書類は処分する

量が少ないと、管理しやすくなるのは、書類も服も同じです。分けている段階で不要とわかるものは、溜め込まずに処分するようにしましょう。

わかりやすくファイリングする

利き脳と片づけの関連を理論づけた「利き脳片づけ®」によると、細かく分けたほうが出し入れしやすいというタイプと、大まかに分けたほうが出し入れしやすいというタイプとがあると言われています。

ざっくり仕分け・細かく分類、どちらでもOKです。ご自身が「使いやすい」「わかりやすい」と感じるようにファイリングしてみましょう。

▽参考文献

利き脳片づけ術: 脳タイプで、お部屋も心も未来もスッキリ! (実用単行本)

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保管する場所から選ぶファイルの種類

保管する場所に合わせて、取り出しやすいファイルを使用することも、きれいに整理する上で大切なことです。ここでは、どのような書類を、どんなファイルに入れて、どこに保管すべきかについて紹介していきます。

【進行中の書類】保管場所とおすすめファイル

期限付きの場合が多い進行中の書類は、忘れないように、目につきやすいところに保管しておくのがおすすめです。

エセルテ ファイル ソーテッド A4 横 3ポケット

¥ 1,967

(2018/5/4 時点)

大まかに分類した書類を、さらにポケットに分けて収納。透明ポケットなので中身は一目瞭然! 普段よく使う場所にかけておけば、自然の目に入るので書類のチェックし忘れを防ぐことができますね。見せたくない書類がある場合は、扉の裏や、棚の側面にかけておけばOKです。

キングジム スキットマン 冷蔵庫ピタッとファイル(見開きポケットタイプ)

¥ 746

(2018/5/4 時点)

A4サイズのポケット付タイプです。裏面には、強力なマグネットが付いているので、冷蔵庫に貼り付けておくことができます。また、表紙はホワイトボードなので、締切日をメモしておくことも。画像にあるように、スーパ―のクーポン券を入れたり、給食(お弁当)スケジュールをインしておいたりするとよさそう。

【参照する書類】保管場所とおすすめのファイル

時折チェックしたい「参照する資料」は、見たいときにすぐに取り出せる場所がベスト!

ポリプロピレンファイルボックス・スタンダードタイプ・ワイド・A4用ホワイトグレー

¥ 990

(2018/5/4 時点)

コクヨ 個別フォルダー PP製 A4 5冊入 グレー

¥ 502

(2018/5/4 時点)

どちらもインテリアの邪魔をしにくい色で、丈夫なPP製であることがポイントです。コクヨのフォルダーにラベリングをして書類を挟み、無印のボックスに収納しておけば、書類を探して取り出す、元に戻す、の作業がスムーズに行えます。

テージー ドキュメントファイル のび~る2 A4 13P

¥ 723

(2018/5/4 時点)

こちらはオフィスのデスクにある、深めの引き出しで使うときにおすすめです。たくさんの書類もすっきり整理できる大容量サイズ。

【保存する書類】保管場所とおすすめのファイル

使い終わった書類ではあるけれど、取っておく必要がある書類。使用頻度はそんなにない書類なので、そこまで取り出しやすさを意識しなくても大丈夫です。

コクヨ グルーピングホルダー KaTaSuワイドマチ付き 5冊

¥ 551

(2018/5/4 時点)

複数のクリアホルダーをまとめて整理できるもの。ラベリングをすることによって、どこに何が入っているかを把握しやすくします。

フェローズ バンカーズボックス 703S 木目 3枚パック

¥ 2,052

(2018/5/4 時点)

A4ファイルもそのまま収納できる、紙製だけれど丈夫なフェローズのバンカーズボックス。バンカーズボックスといえばホワイトのものが定番ですが、こんな木目調のものもあります。インテリアと同化してくれるので、生活感をあまり出さずに使えそう。

専用ファイルを使って整理するのも◎

コクヨ カードホルダー ノビータ A4 30枚 600名収容

¥ 628

(2018/5/4 時点)

名刺収納に向いているファイル。収納枚数により背幅が変わるので、中身が丸まったり、表紙が開いてしまったりすることはありません。

プラス はがきファイル totoco A4 160枚用

¥ 781

(2018/5/4 時点)

はがき専用のファイルです。横からスムーズに出し入れできます。コンパクトながら収納力は抜群。

ライオン事務器 ポッケde整理 Just Motto A4 8ポケット

¥ 896

(2018/5/4 時点)

切手整理には、こちらもいいですね。蓋がついており、ホコリの侵入を防ぐことができます。切手の他にも、細かなビーズやボタン、ピンなど種類別に保管するのもよさそう。

溜まりがちな書類はデータで管理! おすすめアプリ一覧

ポスリー

子どものプリント整理のためのアプリ。操作性がシンプルで使いやすいのが特徴です。子ども別に登録、タグ付けで検索も簡単にでき、しかも通知機能付き。これなら、チェックのし忘れも防げますね。LINEなど、SNSでの情報の共有もしやすいです。

DL:無料

●ポスリーはこちら
https://info.posly.jp/

Evernote

書類の上にカメラをかざすと、撮影対象に適した画像処理を自動で行ってくれます。画像内のテキストも検索できるのが魅力。PCからでも閲覧・登録できます。

DL:無料(プランによって有料)

●Evernoteはこちら
https://evernote.com/intl/jp

おたよりBOX

子どもから受け取ったお便りを撮影。見出しをつけて、色分けして管理するアプリです。家族で共有できるので、パパの確認、ママの確認とそれぞれチェックし合うことができますね。

DL:無料(課金あり)

●おたよりBOXはこちら
http://otayori.nifty.com/

まとめ

書類の流れや使うことを意識してファイリングすれば、山積みの書類とはお別れできます。ただし、ファイリングにこだわりすぎると、ファイルの山になりかねません。「書類を増やさない」「定期的に見直す」ということも、大切なポイントですよ。

※本記事は公開時点の情報であり、最新のものとは異なる場合があります。予めご了承ください

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