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ビジネスコミュニケーションとは? 目的やメリット・スキル向上術を紹介

中谷充宏(キャリアカウンセラー)

ビジネスコミュニケーションのスキルを向上させる方法

コミュニケーションスキルというものは、以下の2つのスキルで構成されています。

1.「受け取るスキル」
2.「伝えるスキル」

これはビジコミにおいても共通します。

それでは、この2つのスキルを向上させるポイントを整理してみましょう。

「受け取るスキル」向上のコツ

「聴き上手」という言葉を、一度は耳にしたことがあるでしょう。コミュニケーションの基本は、相手の話をよく聴くこと(傾聴)から始まります。

コツその1:相手の話を否定しない

傾聴をうまく進めるコツとして、まず相手の話を絶対に否定しないことが重要です。

例えば、会社の方針と明らかに違うやり方で仕事をやろうとしていても、「それは違うよね」「間違っているよ」「この間の通達、ちゃんと理解している?」などと否定しないで、まずは全面的に受け入れることです。

コツその2:相手の話を聴いている姿勢を示す

続いてのコツは、よそ見をするとか他の作業をしながらではなく、きちんと向き合って、うなずいたり、相槌を打ったり、共感したりして、相手の話を聴いている姿勢を示すことです。

コツその3:相手の話を遮らずに最後まで聴く

3つ目のコツは、決して話を途中で遮らないで、最後まで話を聴くことです。

ついつい話が長いと、遮ってしまいがちですが、そうするとコミュニケーションの基礎である、相手との信頼関係が崩れる可能性があります。

ぐっと我慢で、最後まで聴き遂げましょう。

また、この「傾聴」のコツは会話だけでなく、メールやチャットのシーンでも、活用することができます。

メールだと、送信された本文に3つの話題があったとしましょう。この場合、3つ全てに丁寧に回答していきます。

チャットは機能上、複数の話題をやり取りしづらいので、最初の話題に関して丁寧に対応した後、次の話題に切り替え、これも丁寧に対応していきます。

「伝えるスキル」向上のコツ

続いては、「伝えるスキル」を向上するコツを紹介していきます。

コツその1:主題を決めておく

「この場で自分が伝えたいことはいったいなんなのか?」という主題を決めておくことが最優先です。

話が長い人に対して、「結局何が言いたかったのか、よく分からない」という感想を持ったことはありませんか?

人に伝える際には、「ズバリ、一言で言うと何なのか?」これを意識して整理しておくだけで全然違います。

コツその2:「PREP法」の活用

次に、「PREP法」の活用をお勧めします。

これは「起承転結」ではなく、

POINT=結論
REASON=理由
EXAMPLE=事例、具体例
POINT=まとめ

の順に伝えていくもので、ビジネスシーンに適した手法です。

会話でもメールでも、まず結論ありきとして、その後に理由や事例を付け加え、最後にまとめる、そうした流れで伝えてみてください。

コツその3:曖昧ワードを使用しない

最後に、曖昧ワードを使用しない、ということです。

どうとでも解釈できるようなワードだと、こちらはこう考えていた、いや向こうはこう認識していた、とギャップが生まれてしまいます。

例えば、「この書類、なるはや(なるべく早く)で、お願いします」というやり取り、ありませんか?

これだとお互いに都合の良い解釈ができてしまいます。それなので、「来週末までにお願いします」と、明確な内容を伝えるべきです。

次ページ:ビジネスコミュニケーションにおいて気を付けたいポイント

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