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説明下手を改善するコツは「話す範囲の合意」にあった!

ぱぴこ

説明下手を改善するコツ

原因を2つに分解した上で、どうしたら「説明下手」を解決できるのか? を考えてみましょう。

(1)説明範囲を明確にする

これ以上でもこれ以下でもないのですが、「自分が何をどんな目的で話すか」の範囲を明確にし、その合意を取りましょう。

これは説明する対象が顧客・上司・部下に限らず、誰かに向けて説明するときの大前提です。

「そんなこと当たり前では?」と思うかもしれませんが、意外と人は「Aについて」というお題目を与えられたときの解釈がズレます。

しかも、だいたい人は「自分」を基準に考えるため、100人いれば100通りの「Aについての●●」の●●(目的)部分が生まれる可能性があります。

同じ「Aについて」というお題目でも、「Aについての大きさ」「Aについての難易度」「Aについてのやり方」の説明はそれぞれちがったものになります。

そのため、「範囲の限定と目的の共有」ができていない人の説明は「何について話してるの?」という疑問がわいてしまい、話に集中できないため、わかりにくいと感じられてしまいます。

まずは「何について」の話をするのかという、説明範囲を明確にして受け手側と合意しましょう。

これは、説明側が自由に設定できるという強みでもあります。

準備不足や不安がある部分は「対象外」としてしまい、「今から話すのはこの範囲についての話です」と明確に設定するだけで、8割のわかりにくさは解消されます。

(2)主語を明確にして話す

説明がわかりにくい人の話は「誰が?」という主語が抜けていることが多いです。

受け手側が知りたいのは「誰が」「何を」「どうした」というSVOの基本構文です。

説明が下手な人は、頭の中にある自分の理解をアウトプットするときに、自分がわかっている部分をはしょってしまう傾向があります。

その最たるものが「主語」です。

顧客に説明する場合は「弊社」「御社」のどちらの話なのか、上司へ話す場合は「自分」と「他者」のどちらの話なのか、はたまた「社」などの単位の話なのかを明確にして話しましょう。

(3)優先順位をつけて話す

人は自分が知っていること、把握していることは「わかっている」ということを示すためにも伝えたくなってしまう生き物です。

しかし、「AもBもCも……、あ! さらにDもあるんですよ!」という形であれもこれもと話してしまうと「で? 結局どれが一番大事なの?」と相手が疑問を持ってしまいますし、何が聞くべき話なのかがボヤけてしまいます。

説明がわかりにくい人は、「話の本筋以外の枝葉の話が多い」傾向があります。

伝えたいことは「いろいろなことを知っている」ということではないはずです。

そのため、「説明したい事柄の優先度」は常に意識して話しましょう。

(4)相談か、報告か、説明かを明確にする

これは主に先輩や上司に対して話すときですが、自分がしたいのが「相談・報告・説明」のいずれかなのかを最初に明確にしましょう。

(1)で記載した「説明範囲を明確にする」に近いですが、特に上司と会話する場合は、「どんな種類のコミュニケーションをしたいのか」を最初に伝えるのは重要です。

「ちょっと相談したい」というゴール感のない会話のつもりが、「で? この打ち合わせの目的って何?」などという別の種類のツッコミが入る場になり、当初の目的が果たせなくなる……という悲しいイベントが発生したこと、あなたにもありませんか?

こういったことが続くと「あいつは何を言いたいのかよくわからない」という評価を受けてしまう可能性があるので、上長に対してはコミュニケーション種別を最初に伝えましょう。

次ページ:表現や話し方よりも、いかに「範囲を決められるか」がキモ

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