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雑学 生活

相手に対するお礼メール、心をつかめる3つの方法とは?「24時間以内に送信」

相手に何かをしてもらったとき、時間を取ってもらったとき、感謝の気持ちを伝えることは、社会人として大切なことです。相手とのつながりを深めることも出来ますし、好感度もアップするでしょう。お礼を伝える手段として手軽なのが「メール」ですが、相手の心を掴む、お礼メール作成のコツ3つを紹介します。

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■返信のタイミング

まず1つめのコツとして紹介するのは、お礼メールを送信するタイミングについてです。これは、相手に何かをしてもらったあと、なるべく早い段階がベストです。相手のオフィスに出向いて打ち合わせをしていただいたことへのお礼なら、帰社してすぐメールを作成するのが良いでしょう。

素早く送信すればするほど、相手の中での印象は強まります。お礼メールを送信するなら、当日中を意識してみてください。もしも忘れていたら、翌日、もし可能なら「出来事」から24時間以内に送信しましょう。これ以上遅くなると、せっかくメールを送っても、相手に届く気持ちは目減りしてしまいます。

■件名はわかりやすく

さて、せっかくお礼メールを送信しても、相手に読んでもらえなければ意味がありません。「受信したメールは、みんなすぐに目を通すはず」と思うのは、大間違いです。忙しい相手なら、一日に多くのメールを受け取ることが推察できます。

こんな場合には、「すぐに目を通すメール」と「読まなくてもよいメール」を、瞬時に判断するケースも多いのです。「読まなくてもよいメール」と判別されないためには、「件名」に一工夫しましょう。これが2つめのコツです。

そうは言っても、何も特別なことをする必要はありません。「○○のお礼(自分の所属、名前)」と書けばOKです。これだけ記載してあれば、仮に相手にメールを開く時間がなかったとしても、「お礼を伝えた」という事実だけは残るのです。

■自分なりの文章で

最後に紹介するのは、多くの方が頭を悩ませるであろう、お礼メールの本文についてです。タイミングと件名がバッチリでも、内容が伴っていなければ相手にガッカリされてしまうだけ。感情を伝えるためのコツを紹介します。

お礼メールを書きたいと思ったときに、参考になるのが「文例集」です。様々なシーンに合わせて、ぴったりの例文をすぐに見つけ出すことが可能です。もちろんこれを流用すれば、相手に失礼のない文章を作成することができるでしょう。

しかし一方で、「誰に出しても良いメールにしかならない」というデメリットがあります。文例集を参考にするのは構いませんが、どこかに「自分にしか書けない文章」を織り込みましょう。感情が伝わりにくいメールでは、ストレートに気持ちを表現するのがオススメです。

この3つのコツさえ頭に入れておけば、あなたもすぐに「お礼メールの達人」になれるはずです。一本のメールから、様々なチャンスを広げていってくださいね。

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