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雑学 生活

メールの返信率を高める4つのテクニック「短く」「疑問文で」「興味入れる」「正直に」

ビジネスでもプライベートでも、せっかく送ったメールの返信がなかなか来なくてヤキモキした経験が、誰でもありますよね。どんなメールなら返信率が上がるのでしょうか? 読者の皆さんに、「メールの返信率を高めるテクニック」を聞きました。

【過去の自分に“6文字だけ”メールできるなら?】

■メールを短く簡潔にする

「読みやすいよう一文を短くする」(33歳/女性)
「分かりやすくて読みやすい文章にする。簡潔に言いたいことだけ」(29歳/女性)

内容がまとまっていない長文メールをもらって一番困るのが、リアクションをとるべきポイントが多すぎること。話題があっちこっちに散らばっているので、「この話題にはこのリアクションをとって、この質問にはこう答えて……」と考えている内に、だんだん返信が面倒くさくなってしまいます。読む相手のことを考えて、簡潔で分かりやすい内容を心がけたいものです。

■メールに疑問文を入れる

「文末にクエスチョンマークを必ず付ける」(26歳/女性)
「エステで働いています。お客さんには『今日はゆっくりできましたか?』などの答えやすい質問を入れてメールを送るようにしている」(26歳/女性)
「『ご飯何食べたい?』ではなく、『パスタと焼肉どっちが良い?』など答えやすい内容にする。多くても3択くらいに絞ってからメールをしています」(25歳/女性)

これは定番ですね。特に、即答できる単純な質問を入れるのが、返信率アップのコツのようです。とはいえ、何通も何通も続けて?マーク付きのメールが届くと、なんだか問い詰められているようで、相手はだんだん恐怖を感じはじめます。有効なテクニックだからこそ、「ここぞ!」というときにだけ使うようにしましょう。

■相手が興味を持ちそうな話題を混ぜる

「思わず相手が突っ込みたくなるようなボケを入れる」(29歳/男性)
「エッチな話で相手の関心を引くようにしている」(36歳/男性)
「相手が興味のある写真をつけて、思わず返信したくなるような内容にする」(30歳/女性)

相手の心理をうまく利用して返事を誘う高等技術。一歩間違うと、二度と返事が来ない危険性もあります。筆者(男性)もかつて、取引先から「明日の打ち合わせ相手の写真を送ります」という注意書きと一緒に、セクシーな水着姿の女性の写真を送られたことがあります。まんまと引っかかって、その場ですぐに「よろしくお願いします!」と返信したのですが、翌日やって来たのはヒゲの男性でした。だまされた……。

■正直に「お返事待っています」と書く

「いつごろまでに返事くれるといいな、と書いておく」(33歳/女性)
「『お返事待ってる』など、返信がほしいことを素直にアピールする」(27歳/女性)

「失礼にあったたらどうしよう?」とか「ガツガツしていると思われるかも」とか、メールを送るときにはいろいろ気を回してしまうものですが、結局、気持ちを素直に伝えるのが一番のテクニック。それでも返事が来なければ、その程度の関係だったと割り切るしかありません。

明日からすぐにまねできそうな手法から、センスと経験が必要な高等テクニックまでいろいろありましたが、共通するのは「相手の気持ちを考えて、分かりやすく伝える」ということ。これはメールに限らず、コミュニケーション全般の基本かもしれませんね。みなさんも、今日紹介したテクニックをうまく活用して、ストレスの無いメールのやりとりを楽しんでください。

調査期間:2013/7/12~2013/7/16
有効回答数734件(ウェブログイン式)
マイナビウーマン調べ

(斎藤昌之+プレスラボ)

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