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男女の本音 働き方

【働く女子の実態】スマート社会人の名刺管理術

新年度になってひと月。
この春社会人になった人はもちろん、ベテランのアナタも、部署異動・担当替えなどで交換した名刺がそろそろたまってきているはず。……きちんと整理、できていますか?

「面倒で、とりあえずもらった順に名刺ホルダーに突っ込んだまま……
でもいいの、自分ではだいたい場所がわかるから♪」

↑その強がり(?)、キケンです!
たとえば、出先で急に必要になって、同僚に電話して名刺をさがしてもらう……なんていう場合。
アナタは自分の名刺ホルダーを、胸を張って見せられます?

そこで今回は、さまざまな名刺整理法・管理ツールをご紹介します。

■名刺を生かすため、あえて「捨てる」ひと手間を

せっかくもらった名刺も、ホルダーの肥やしにしていては意味がありません。
まずは、これから活用するであろう名刺群と、その場の流れで交換してしまった、二度と見ないであろうモノに分類しましょう。
使わない名刺はいったんまとめて保管し、定期的に分別してシュレッダーへ(間違っても個人情報漏洩のないように!)。
使いそうな名刺は、もらった日時・場所、気がついたことなどを書き込んでおくと、あとあと営業や企画提案など、思わぬときに有効に使えます。
たまればたまるほど大変になるので、できるだけ新鮮なうちにこの処理をしておくといいですよ。

■タイプ別・名刺ホルダーあれこれ

日々活用する名刺は、好みと用途に合ったホルダーで気持ちよく管理しましょう♪

・固定式
もっとも安価で定番なのが、透明ポケットに名刺を入れていくファイルタイプ。
会社ごと・五十音順に並べ替えるのが少々面倒ですが、一覧性が高く、時系列で整理する主義の人には便利です。

・ボックス式
卓上式の整頓箱なら、名刺の出し入れ・並べ替えがカンタン。
五十音順や会社ごとにインデックスをはさんでおけば検索性もバツグンです。

・回転式
ファイルタイプとボックス式のいいとこどりとも言えるのが、アメリカ生まれの「ローロデックス」をはじめとする回転式ホルダー。
少々お値段は張りますが、ヨーロッパなど世界中のビジネスマンに愛用されています。
これを使っていれば、ちょっとデキる女っぽいかも!?

■名刺管理ソフトで、宛名印刷・顧客管理がスムーズに

今の世の中、もちろん名刺もデータ化が必須。
宛名印刷や、取引先・顧客のカテゴリ分け、情報管理が即時にできるのがメリットです。
でも、数が多くて手入力できない……そんなときの強い味方が、各社から出ている「名刺管理ソフト」!
付属のスキャナ、あるいはカメラつき携帯電話で名刺をスキャンすれば、文字を認識して会社名・人名・住所などに振り分けてデータ化してくれます。
画像データとして管理する機能もあり、名刺のデザインも残しておけるのがうれしいところ。
メールソフトやWebブラウザ、地図ソフトや路線検索ソフトと連携しているものもあるので、名刺一枚からさまざまなアクションが起こせそうですね。
唯一の問題は、スキャン→文字認識の精度がまだまだカンペキとはいかないこと。
こればっかりは、人間の目で確認せざるをえないようですね。

さぁ、デジタルとアナログをかしこく使い分けて、名刺管理の達人になっちゃいましょ!

(ロケットペンシル/studio-woofoo)

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