目指せ、大人女子！常識マナー講座「ファックスの送り方・受け取り方編」―ファックスを送るときは、先方に電話を

最近は、一人暮らしだと、固定電話を引いてない人も増え、大体のことはメールで済ますことができるため、就職してからファックスを初めて使った、という人も多いのではないでしょうか？　ファックスにもメールや電話のようにマナーがあること、ご存じですか？

【意外?　普通?　実は私、この電化製品を持っていません1位「FAX」】

ファックスにもマナーがあるの？

「ちょっとファックス送っておいて」と上司に言われて、ちょっと戸惑ったことはありませんか？　ファックスが家に置いていない人、というのは近年増えているそうです。しかし、だからと言って、「ファックスのマナーなんて知りません！」と開き直ってしまっては、「大人女子」とは言えません。

こういうこともスマートにこなしてこそ、周囲に認められる「仕事のできる人」になるのです。

送信するときに絶対しておくこと！

ファックスとメールと同じように使ってしまう人もいるようですが、これは間違っています。ファックスはファックス、メールはメールです。まず、ファックスを送るときは、先方に電話を入れましょう。先に予告しておくことで、紛失の危険性を防ぎます。

枚数が多い場合は、その旨も先に伝えておきましょう。送信中に紙がなくなってしまう、などアクシデントも防ぐことができます。さらに、送信状を添えることも忘れずに。誰が誰に宛て、どんな内容のものを何枚送信するのか概要を挨拶と共に記入しておきましょう。

受信する立場の場合も気を付けて

また、送る立場ではなく、受信する立場でもマナーがあるのがファックス。送信時の注意でも書きましたが、受信中に紙が切れることのないように、常日頃から、ファックス用紙の補充は気に掛けておきましょう。受信時には、すべての書類が届いたのち、相手から確認の電話がなかった場合、自分の方から連絡を入れ、きちんと受け取った旨を伝えましょう。

このように、ファックスにも、送受信時に色々とマナーがあります。送る場合には、相手に何枚、どのような内容のものを送るかしっかり伝え、受信する場合はそれが確かに送られてきたか伝えることにより、相互のアクシデント、トラブルを防ぎ、気持ちよく仕事ができるのです。

正しいマナーで業務を行い、オフィスで仕事のできる「大人女子」ぶりを発揮しましょう。

※この記事は2014年12月20日に公開されたものです